“Έχω να πάω σε μια σύσκεψη.” Μια σκέψη που αποκαρδιώνει τους περισσότερους ανθρώπους. Υποδηλώνει πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου. Ωστόσο, όλοι ξέρουμε ότι δεν μπορείς να διευθύνεις χωρίς συσκέψεις. Μια ομάδα δεν είναι ομάδα αν τα μέλη της δεν συναντιούνται για να εξετάσουν προβλήματα και να πάρουν αποφάσεις.
Οι συσκέψεις είναι μάνατζμεντ! Βρίσκονται στο επίκεντρο κάθε οργανισμού. Οι καλές συσκέψεις αφήνουν σε όλους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει! Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους. Βλέπετε, μια σύσκεψη είναι συχνά η μόνη στιγμή που συγκεντρώνεται ολόκληρη η ομάδα. Και με τις εικονικές ομάδες με μέλη από διαφορετικά μέρη, διαφορετικές χρονικές ζώνες και διαφορετικές χώρες, συχνά είναι το μόνο μέρος όπου ο ηγέτης εμφανίζεται ως ηγέτης, και όχι ως ο “αρμόδιος” στον οποίο αναφέρονται οι άλλοι. Αν θεωρήσουν ότι ο χρόνος τους σπαταλιέται, θα χάσουν το σεβασμό τους όχι μόνο για τον ηγέτη αλλά και για όλο τον οργανισμό που τοποθέτησε αυτόν τον ηγέτη.
Και τώρα η πραγματικά καταθλιπτική διαπίστωση. Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία. Ακόμη χειρότερα, οι άνθρωποι που παρίστανται στις συσκέψεις τους παίρνουν τις κακές τους συνήθειες. Πολλοί δεν συνειδητοποιούν το χάος που δημιουργούν. Δεν αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κάποιος να διδαχθεί. Δεν είναι χάρισμα, είναι τεχνική! Και μάλιστα, μια τεχνική με πέντε κύρια στοιχεία:
- Προγραμματίστε τις συσκέψεις σας εκ των προτέρων
- Ενημερώστε όσους πρόκειται να συμμετάσχουν
- Προετοιμάστε λεπτομερώς την ημερήσια διάταξη
- Δομήστε και ελέγξτε τη συζήτηση
- Ανακεφαλαιώστε και καταγράψτε τις αποφάσεις
Αυτά τα πέντε στοιχεία συνιστούν το πλαίσιο του προγράμματος της Video Arts “Meetings, bloody meetings”. Αποτελεί παγκοσμίως μία από τις δημοφιλέστερες και ευρύτερα χρησιμοποιούμενες εκπαιδευτικές ταινίες όλων των εποχών! Αυτό σημαίνει ότι πάρα πολλοί άνθρωποι πράγματι αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων είναι καίρια δεξιότητα μάνατζμεντ την οποία κάποιος μπορεί και πρέπει να αποκτήσει.
Από την PANOPTRON διατίθεται με ελληνικούς υποτίτλους τόσο η κλασική έκδοση της ταινίας, με πρωταγωνιστή τον Τζον Κλιζ, όσο και η ανανεωμένη έκδοση, παραγωγής 2012, στην οποία ο Κλιζ εμφανίζεται στο ρόλο του Προέδρου του Δικαστηρίου. Η νέα έκδοση, αναλύοντας και πάλι όλες τις τεχνικές και μεθόδους για συντομότερες και παραγωγικότερες συσκέψεις, εξετάζει επίσης τις σύγχρονες προκλήσεις, όπως οι εικονικές ομάδες και οι τηλεδιασκέψεις.
