Οι συσκέψεις αποτελούν αναντικατάστατο μέσο ομαδικής σκέψης και λήψης
αποφάσεων. Ωστόσο, πολύ συχνά συνδέονται με πλήξη, απογοήτευση και
σπατάλη πολύτιμου χρόνου.
Το πρόβλημα των συσκέψεων
Οι συσκέψεις που οργανώνονται και διεξάγονται με λανθασμένο τρόπο αποτελούν ένα από τα συνηθέστερα ζητήματα διαχείρισης του χρόνου. Οι ιδέες που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε κάποια από τα πιο συνηθισμένα σφάλματα και να κάνετε τις συσκέψεις σας συντομότερες και αποτελεσματικότερες.
Τα θετικά και τα αρνητικά των συσκέψεων
Οι συσκέψεις αποτελούν πολύτιμο και αναντικατάστατο εργαλείο επικοινωνίας, επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων.
Οι κακές συσκέψεις αποτελούν έναν από τους κύριους παράγοντες σπατάλης χρόνου μέσα σε έναν οργανισμό.
Οι συσκέψεις προάγουν την ομαδική εργασία μέσα στον οργανισμό.
Οι κακές συσκέψεις δημιουργούν αντιμαχίες και αποξένωση ανάμεσα στους ανθρώπους.
Οι καλές συσκέψεις αφήνουν στους ανθρώπους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει.
Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους.
Η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κανείς να διδαχθεί. Δεν πρόκειται για χάρισμα αλλά για τεχνική.
Οι συσκέψεις μέσα σε έναν οργανισμό συγκαλούνται και διευθύνονται συνήθως από ανώτερα διοικητικά στελέχη που δεν διαθέτουν κατάλληλη εκπαίδευση - και ούτε καταδέχονται τώρα πια να επιμορφωθούν σε τέτοια... “entry-level” θέματα.
Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία.
Αντίθετα, μεταδίδουν τις κακές τους συνήθειες στους ανθρώπους που συμμετέχουν στις συσκέψεις τους.
Πράγματα που συνήθως μας ενοχλούν σχετικά με τις συσκέψεις
Άνθρωποι που έρχονται καθυστερημένα.
Άνθρωποι που δεν έχουν κάνει αυτά που είχαν πει ότι θα έκαναν στην προηγούμενη σύσκεψη.
Άνθρωποι που έρχονται απροετοίμαστοι.
Συσκέψεις που διαρκούν περισσότερο από όσο χρειάζεται.
Συσκέψεις που ξεφεύγουν από το θέμα.
Συσκέψεις που δεν φθάνουν σε κάποιο αποτέλεσμα.
Άνθρωποι που επιδιώκουν να κυριαρχούν στις συσκέψεις.
Άνθρωποι που κάθονται αμίλητοι.
Άνθρωποι που απαντούν στο κινητό τους ή διαβάζουν τα μηνύματα και τα e-mail τους.
Να σε καλούν σε συσκέψεις για θέματα που δεν σε αφορούν.
Γιατί οι άνθρωποι οργανώνουν μερικές φορές αχρείαστες συσκέψεις
Είναι η εβδομαδιαία σύσκεψη! Οι τακτικές συσκέψεις μπορεί να καταντήσουν ιεροτελεστία. Αν δεν υπάρχει τίποτα για να συζητηθεί, καλύτερα να τις ματαιώνουμε.
Για εξασφάλιση. Η σύγκληση μιας σύσκεψης είναι ασφαλέστερη από το να πάρεις μια απόφαση μόνος σου.
Είναι ωραίο να είσαι μαζί με τους συναδέλφους σου. Οι συσκέψεις είναι χρήσιμες για ομάδες που δεν εργάζονται στο ίδιο μέρος. Ωστόσο, δεν πρέπει να αποτελούν απλώς κοινωνικές συγκεντρώσεις.
Μερικές βασικές αρχές
Απενεργοποίηση των κινητών τηλεφώνων
Μελέτη των σχετικών εγγράφων πριν από τη σύσκεψη
Να ακούνε όλοι ο ένας τον άλλο
Να μη διακόπτουν
Να κάνουν όλοι όσα αναλαμβάνουν να κάνουν
Τέσσερις απλές ιδέες για καλύτερες συσκέψεις
Μη σπαταλάτε το χρόνο των άλλων
Αναρωτηθείτε αν η σύσκεψη είναι πράγματι απαραίτητη. Μήπως θα μπορούσατε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα με ανταλλαγή τηλεφωνημάτων ή e-mail ή με τηλεδιάσκεψη;
Αρχίζετε και τελειώνετε στην προκαθορισμένη ώρα
Φροντίστε να γίνει αντιληπτό από τους ανθρώπους πόσο σημαντικό είναι να σέβονται το χρόνο των άλλων. Είναι ευθύνη κάθε ατόμου που συμμετέχει στη σύσκεψη να σέβεται τους συναδέλφους του και να συμμετέχει ενεργητικά.
Έχετε ημερήσια διάταξη με σαφείς αντικειμενικούς στόχους
Όλοι πρέπει να γνωρίζουν το σκοπό της σύσκεψης και τι πρόκειται να συζητηθεί. Θα πρέπει να υπάρχει επαρκής ενημέρωση που θα επιτρέπει σε όλους να προετοιμαστούν κατάλληλα.
Μην επιτρέπετε παρεκκλίσεις ή διακοπές
Η ημερήσια διάταξη παρέχει τη δομή για να κρατήσετε τη συζήτηση στο σωστό πλαίσιο. Αν υπάρξουν παρεκκλίσεις από το θέμα, σταματήστε και επαναφέρετε τη συζήτηση στο προκείμενο. Να είστε σκληροί με το χρόνο αλλά ευγενικοί με τους ανθρώπους.
