Διαχείριση του Χρόνου και Συσκέψεις

Οι συσκέψεις αποτελούν αναντικατάστατο μέσο ομαδικής σκέψης και λήψης αποφάσεων. Ωστόσο, πολύ συχνά συνδέονται με πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου.

Το πρόβλημα των συσκέψεων

Οι συσκέψεις που οργανώνονται και διεξάγονται με λανθασμένο τρόπο αποτελούν ένα από τα συνηθέστερα ζητήματα διαχείρισης του χρόνου. Οι ιδέες που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε κάποια από τα πιο συνηθισμένα σφάλματα και να κάνετε τις συσκέψεις σας συντομότερες και αποτελεσματικότερες.

Τα θετικά και τα αρνητικά των συσκέψεων

Οι συσκέψεις αποτελούν πολύτιμο και αναντικατάστατο εργαλείο επικοινωνίας, επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων.

Οι κακές συσκέψεις αποτελούν έναν από τους κύριους παράγοντες σπατάλης χρόνου μέσα σε έναν οργανισμό.

Οι συσκέψεις προάγουν την ομαδική εργασία μέσα στον οργανισμό.

Οι κακές συσκέψεις δημιουργούν αντιμαχίες και αποξένωση ανάμεσα στους ανθρώπους.

Οι καλές συσκέψεις αφήνουν στους ανθρώπους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει.

Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους.

Η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κανείς να διδαχθεί. Δεν πρόκειται για χάρισμα αλλά για τεχνική.

Οι συσκέψεις μέσα σε έναν οργανισμό συγκαλούνται και διευθύνονται συνήθως από ανώτερα διοικητικά στελέχη που δεν διαθέτουν κατάλληλη εκπαίδευση - και ούτε καταδέχονται τώρα πια να επιμορφωθούν σε τέτοια... “entry-level” θέματα.

Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία.

Αντίθετα, μεταδίδουν τις κακές τους συνήθειες στους ανθρώπους που συμμετέχουν στις συσκέψεις τους.

Πράγματα που συνήθως μας ενοχλούν σχετικά με τις συσκέψεις

Άνθρωποι που έρχονται καθυστερημένα.

Άνθρωποι που δεν έχουν κάνει αυτά που είχαν πει ότι θα έκαναν στην προηγούμενη σύσκεψη.

Άνθρωποι που έρχονται απροετοίμαστοι.

Συσκέψεις που διαρκούν περισσότερο από όσο χρειάζεται.

Συσκέψεις που ξεφεύγουν από το θέμα.

Συσκέψεις που δεν φθάνουν σε κάποιο αποτέλεσμα.

Άνθρωποι που επιδιώκουν να κυριαρχούν στις συσκέψεις.

Άνθρωποι που κάθονται αμίλητοι.

Άνθρωποι που απαντούν στο κινητό τους ή διαβάζουν τα μηνύματα και τα e-mail τους.

Να σε καλούν σε συσκέψεις για θέματα που δεν σε αφορούν.

Γιατί οι άνθρωποι οργανώνουν μερικές φορές αχρείαστες συσκέψεις

Είναι η εβδομαδιαία σύσκεψη! Οι τακτικές συσκέψεις μπορεί να καταντήσουν ιεροτελεστία. Αν δεν υπάρχει τίποτα για να συζητηθεί, καλύτερα να τις ματαιώνουμε.

Για εξασφάλιση. Η σύγκληση μιας σύσκεψης είναι ασφαλέστερη από το να πάρεις μια απόφαση μόνος σου.

Είναι ωραίο να είσαι μαζί με τους συναδέλφους σου. Οι συσκέψεις είναι χρήσιμες για ομάδες που δεν εργάζονται στο ίδιο μέρος. Ωστόσο, δεν πρέπει να αποτελούν απλώς κοινωνικές συγκεντρώσεις.

Μερικές βασικές αρχές

Απενεργοποίηση των κινητών τηλεφώνων

Μελέτη των σχετικών εγγράφων πριν από τη σύσκεψη

Να ακούνε όλοι ο ένας τον άλλο

Να μη διακόπτουν

Να κάνουν όλοι όσα αναλαμβάνουν να κάνουν

Τέσσερις απλές ιδέες για καλύτερες συσκέψεις

Μη σπαταλάτε το χρόνο των άλλων

Αναρωτηθείτε αν η σύσκεψη είναι πράγματι απαραίτητη. Μήπως θα μπορούσατε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα με ανταλλαγή τηλεφωνημάτων ή e-mail ή με τηλεδιάσκεψη;

Αρχίζετε και τελειώνετε στην προκαθορισμένη ώρα

Φροντίστε να γίνει αντιληπτό από τους ανθρώπους πόσο σημαντικό είναι να σέβονται το χρόνο των άλλων. Είναι ευθύνη κάθε ατόμου που συμμετέχει στη σύσκεψη να σέβεται τους συναδέλφους του και να συμμετέχει ενεργητικά.

Έχετε ημερήσια διάταξη με σαφείς αντικειμενικούς στόχους

Όλοι πρέπει να γνωρίζουν το σκοπό της σύσκεψης και τι πρόκειται να συζητηθεί. Θα πρέπει να υπάρχει επαρκής ενημέρωση που θα επιτρέπει σε όλους να προετοιμαστούν κατάλληλα.

Μην επιτρέπετε παρεκκλίσεις ή διακοπές

Η ημερήσια διάταξη παρέχει τη δομή για να κρατήσετε τη συζήτηση στο σωστό πλαίσιο. Αν υπάρξουν παρεκκλίσεις από το θέμα, σταματήστε και επαναφέρετε τη συζήτηση στο προκείμενο. Να είστε σκληροί με το χρόνο αλλά ευγενικοί με τους ανθρώπους.

Time/system - Γιατί αποδίδει και πώς θα σας βοηθήσει

Δεν είναι δυνατό να διαχειριστούμε το χρόνο. Αυτό που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι τα πράγματα που πρέπει ή θέλουμε να κάνουμε μέσα στο χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Το Σύστημα Προγραμματισμού Time/system δεν είναι ένα απλό οργκανάιζερ. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό γιατί έχει ως βάση μια λογική και ρεαλιστική διαδικασία "εστιασμένης αυτοδιαχείρισης" και όχι διαχείρισης του χρόνου. Δεν είναι δυνατό να διαχειριστούμε το χρόνο. Ό,τι κι αν κάνουμε, πάντα θα υπάρχουν μόνο 24 ώρες σε κάθε ημέρα. Αυτό που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι τα πράγματα που πρέπει ή θέλουμε να κάνουμε μέσα στο χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Όταν αναφερόμαστε στη "διαχείριση του χρόνου", αυτό που πράγματι εννοούμε είναι η διαχείριση υποχρεώσεων, επαφών και πληροφοριών. Αν αναλογιστείτε όλα τα "πράγματα" στη ζωή σας (το ημερολόγιό σας, τον κατάλογο εργασιών προς εκτέλεση και όλα τα πράγματα που κουβαλάτε μέσα στο μυαλό σας), καθένα από αυτά πιθανότατα θα εμπίπτει σε ένα από τα ακόλουθα:

α) Μια δέσμευση που έχετε αναλάβει απέναντι σε κάποιον άλλο ή που κάποιος άλλος έχει αναλάβει απέναντι σε εσάς.

β) Κάποιο είδος επικοινωνίας προς εσάς ή από εσάς (τηλέφωνο, επιστολή, φωνητικό ταχυδρομείο, e-mail).

γ) Κάποια πληροφορία για την οποία πρέπει να αποφασίσετε πώς θα τη χειριστείτε.

Όσο σκληρά κι αν προσπαθήσετε, δεν είναι αποτελεσματικό να στριμώξετε όλα αυτά τα πράγματα μέσα σε ένα ημερολόγιο.

Εδώ είναι που θα σας βοηθήσει το Time/system. Τα συστήματα και οι μέθοδοι προγραμματισμού Time/system συνδυάζονται έτσι ώστε να παράσχουν ένα αποτελεσματικό "σύστημα ατομικής οργάνωσης" που περιλαμβάνει τις υποχρεώσεις, τις επαφές και τις πληροφορίες με τρόπο που σας επιτρέπει να ανατρέχετε εύκολα και γρήγορα στα πράγματα που έχετε να κάνετε και να τα αποπερατώνετε έγκαιρα και αποτελεσματικά.

Δείτε επίσης:

Πρακτικές συμβουλές για την αξιοποίηση του Επαγγελματικού Συστήματος Προγραμματισμού Time/system

Ιδέες για την αξιοποίηση των συστημάτων προγραμματισμού Time/system

Ιδέες για προσωπική αποτελεσματικότητα και επιχειρησιακή ανάπτυξη

Αντίκτυπος της διαχείρισης του χρόνου στην ισορροπία εργασίας και προσωπικής ζωής

Η κακή διαχείριση του χρόνου μας έχει επίπτωση στην ισορροπία της επαγγελματικής και προσωπικής μας ζωής. Μπορεί να οδηγήσει σε ματαίωση κοινωνικών υποχρεώσεων, κακές σχέσεις με συγγενείς και φίλους και, μακροπρόθεσμα, στην κοινωνική μας απομόνωση.

Γεια. Συγγνώμη για την αναστάτωση αλλά φοβάμαι ότι δεν μπορώ να έρθω απόψε. Ναι, ξέρω ότι συνεχώς το ματαιώνω και θα ήθελα να συναντηθούμε αλλά είμαι πνιγμένος... Λυπάμαι...

Μήπως όλα αυτά σας είναι γνώριμα; Η κακή διαχείριση του χρόνου σας μπορεί να έχει επίπτωση στην ισορροπία της επαγγελματικής και προσωπικής σας ζωής. Βέβαια, δεν χάθηκε ο κόσμος αν ματαιώσετε μια κοινωνική υποχρέωση. Όμως, αν συνεχώς δουλεύετε ως αργά ή αισθάνεστε ότι η εργασία σας ελέγχει τη ζωή σας, μπορεί να υπάρχουν ζητήματα διαχείρισης του χρόνου που πρέπει να αντιμετωπίσετε.

Ασφαλώς, μπορεί απλώς να έχετε πάρα πολλά να κάνετε. Αυτό είναι ξεχωριστό θέμα που πρέπει να σκεφθείτε ο ίδιος ή να συζητήσετε με τον προϊστάμενό σας. Αν όμως διαχειρίζεστε το χρόνο σας λανθασμένα, αναπόφευκτα θα πληγεί και η ισορροπία εργασίας και προσωπικής σας ζωής.

Με κακή διαχείριση του χρόνου ουσιαστικά αυξάνετε το φόρτο εργασίας σας. Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο σε απλές εργασίες επειδή δεν έχετε σύστημα αρχειοθέτησης. Δημιουργείτε εργασία επειδή επιτρέπετε σε άλλους να σας εμπλέκουν σε πράγματα που δεν είναι μέσα στα καθήκοντά σας. Πελαγοδρομείτε επειδή δεν καθορίζετε σωστά προτεραιότητες. Και όλα αυτά, κάποια στιγμή, μπορούν να επηρεάσουν και την προσωπική σας ζωή.

Άλλα συμπτώματα κακής ισορροπίας εργασίας και προσωπικής ζωής είναι όταν αρχίζετε να εργάζεστε σαββατοκύριακα ή χρειάζεται να πάτε στη δουλειά τόσο νωρίς που καταντά γελοίο. Ή αν ακόμη και όταν δεν είστε στο γραφείο, ανησυχείτε για τη δουλειά ενώ θα έπρεπε να αναπαύεστε. Και αν ξεχνάτε ακόμα και τα γενέθλια των παιδιών σας, τότε μάλλον μπορούμε να πούμε με βεβαιότητα ότι η ισορροπία εργασίας και προσωπικής σας ζωής είναι κακή.

Σαν να μην έφταναν οι άνθρωποι γύρω μας, έχουμε και την τυραννία των φορητών ηλεκτρονικών συσκευών - κινητά τηλέφωνα, ηλεκτρονικές ατζέντες, υπολογιστές παλάμης κλπ. Είτε μέσω τηλεφωνημάτων είτε μέσω e-mail, αυτές οι συσκευές μπορούν να δώσουν στον οποιοδήποτε πρόσβαση στο χρόνο σας, φυσικά και στον προσωπικό σας χρόνο.

Όλοι θέλουμε να δείχνουμε ότι έχουμε ζήλο για τη δουλειά μας, όμως πρέπει να αναρωτηθείτε “Είναι ανάγκη να με βρίσκουν εκτός των ωρών εργασίας; Δεν μπορεί να περιμένει μέχρι να επιστρέψω στη δουλειά;” Αν συνάδελφοι επιμένουν να σας τηλεφωνούν ή να σας στέλνουν e-mail όταν δεν είναι αναγκαίο, ίσως πρέπει να το συζητήσετε μαζί τους ευγενικά αλλά ξεκάθαρα. Άλλωστε, βασική προϋπόθεση για την ισορροπία ανάμεσα στην εργασία σας και στην προσωπική σας ζωή είναι να είστε σκληρός με το χρόνο αλλά ευγενικός με τους ανθρώπους.

Οι ιδέες που παρατίθενται προέρχονται από την εκπαιδευτική ταινία "30 ways to make more time" της Video Arts. Η ταινία διατίθεται υποτιτλισμένη στα Ελληνικά από την PANOPTRON με τίτλο 30 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρόνο

Δίνετε στους ανθρώπους σας την ευκαιρία να τροχίσουν το τσεκούρι τους;

Η επιμόρφωση του ανθρώπινου δυναμικού μας είναι δαπανηρή, σωστά; Τα σεμινάρια κοστίζουν. Οι αίθουσες για εκπαίδευση κοστίζουν. Οι άνθρωποι που πηγαίνουν σε κάποιο σεμινάριο κοστίζουν - ιδίως αν συνυπολογίσουμε τον χαμένο χρόνο εργασίας και τις χαμένες ευκαιρίες όσο λείπουν από την εργασία τους.

Παράλληλα, σε ολόκληρο τον κόσμο παρατηρούμε περικοπές στους προϋπολογισμούς για μάθηση και ανάπτυξη - και μάλιστα περικοπές δραστικότατες σε ορισμένους οργανισμούς.

Ίσως θα μπορούσαμε να μάθουμε κάτι από την ακόλουθη ιστορία:

Ένας νεαρός πλησίασε τον επιστάτη μιας ομάδας ξυλοκόπων και του ζήτησε δουλειά.

«Εντάξει» του είπε ο επιστάτης, «ας δούμε αν με το τσεκούρι σου μπορείς να κόψεις αυτό το δέντρο.»

Το δέντρο ήταν μεγάλο και με χοντρό κορμό, όμως ο νεαρός το έκοψε γρήγορα.

«Μπορείς να αρχίσεις τη Δευτέρα» του είπε ευχαριστημένος ο επιστάτης.

Δευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, όλα πήγαιναν καλά. Το απόγευμα της Πέμπτης, ο επιστάτης πλησίασε το νεαρό και του είπε, «Μπορείς να περάσεις να πληρωθείς σήμερα, καθώς θα φεύγεις.»

«Νόμιζα ότι πληρωνόμαστε κάθε Παρασκευή» απόρησε ο νεαρός.

«Συνήθως έτσι γίνεται» απάντησε ο επιστάτης. «Όμως πρέπει να σε απολύσω γιατί δεν προσπαθείς. Οι καθημερινές μας μετρήσεις δείχνουν ότι η απόδοσή σου έπεσε από την πρώτη θέση που ήσουν τη Δευτέρα, στην τελευταία θέση σήμερα.»

«Μα δουλεύω πολύ σκληρά!» διαμαρτυρήθηκε ο νεαρός. «Έρχομαι πρώτος, φεύγω τελευταίος και δεν σταματάω ούτε στο διάλειμμα!»

Ο επιστάτης, βλέποντας την αντίδραση του νέου, σκέφτηκε για λίγο και μετά τον ρώτησε, «Τρόχισες καθόλου το τσεκούρι σου;»

Και τότε ο νεαρός αποκρίθηκε, «Όχι κύριε, δούλευα τόσο σκληρά που δεν είχα καθόλου χρόνο.»

Το προσωπικό μας είναι συνεχώς απασχολημένο. Μέσα από την εκπαίδευση, του προσφέρουμε την ευκαιρία να αποστασιοποιηθεί από την καθημερινή ρουτίνα και να εξετάσει νέους τρόπους για να γίνει αποτελεσματικότερο.

Παράλληλα, ενισχύουμε την ομαδικότητα και το πνεύμα συνεργασίας, δίνοντας στους ανθρώπους μας την ευκαιρία να βρεθούν όλοι μαζί στον ίδιο χώρο, μακριά από περισπασμούς και τις καθημερινές σκοτούρες της εργασίας, και να εξετάσουν όλοι μαζί προβλήματα που τους απασχολούν και να συζητήσουν πιθανές λύσεις.

Και τι γίνεται με τις χαμένες ευκαιρίες όσο λείπουν από την εργασία τους;

Λοιπόν, στο μέλλον με την παγκοσμιοποίηση, όταν κάποιοι πελάτες θα είναι πάντα ξύπνιοι σε κάποιο μέρος του κόσμου, μήπως θα πρέπει να ζητήσουμε από τους ανθρώπους μας να κοιμούνται μέσα στο γραφείο τους ή μπροστά στον υπολογιστή τους;

Γιατί η Διαχείριση του Χρόνου έχει μεγαλύτερη σημασία σε περιόδους ύφεσης

Πολλοί άνθρωποι που αντιμετωπίζουν επαγγελματικές δυσχέρειες καθώς η οικονομία βρίσκεται σε ύφεση, παραμελούν τον προγραμματισμό και τη διαχείριση του χρόνου. Όμως, η πρακτική αυτή εμπεριέχει πολλούς κινδύνους και μπορεί να έχει τεράστιο κόστος, καταλήγοντας σε χαμένες ευκαιρίες, εσφαλμένες αποφάσεις, αποτυχημένα εγχειρήματα και δαπάνη πόρων.

Είναι γεγονός ότι η περικοπή προϋπολογισμών για την αντιμετώπιση της οικονομικής επιδείνωσης έχει αντίκτυπο στα μέσα και στο χρόνο που διατίθενται για προγραμματισμό. Ωστόσο, σε περιόδους ύφεσης γίνεται ακόμη επιτακτικότερη η ανάγκη για προγραμματισμό και αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Χαμένες προθεσμίες και αποτυχημένα εγχειρήματα σημαίνουν σπατάλη χρημάτων - και τα περιθώρια για κάτι τέτοιο είναι ακόμη στενότερα σε αντίξοες οικονομικές συνθήκες.

Η φειδωλία σε μέσα για προγραμματισμό και διαχείριση του χρόνου είναι λάθος ακόμη και σε καλές εποχές και μπορεί να αποβεί καταστροφική σε περιόδους ύφεσης, όταν η ανάγκη για έγκαιρη υλοποίηση έργων είναι ιδιαίτερα κρίσιμη σε κάθε επαγγελματική δραστηριότητα.

Η ορθή διαχείριση του χρόνου μπορεί να μας βοηθήσει να επικεντρωθούμε σε δραστηριότητες από τις οποίες μπορούμε να προσδοκούμε τα μεγαλύτερα - και πλέον άμεσα - οφέλη, ενώ ο σωστός προγραμματισμός συμβάλλει στην έγκαιρη και αποδοτική ολοκλήρωση αυτών των δραστηριοτήτων.

Η οικονομική ύφεση αυξάνει την ανάγκη για καλή διαχείριση του χρόνου. Με περιορισμένους πόρους - και ίσως με λιγότερο προσωπικό - δεν έχουμε περιθώριο για λάθη και παραλείψεις.

Απερίσκεπτες συσκέψεις

“Έχω να πάω σε μια σύσκεψη.” Μια σκέψη που αποκαρδιώνει τους περισσότερους ανθρώπους. Υποδηλώνει πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου. Ωστόσο, όλοι ξέρουμε ότι δεν μπορείς να διευθύνεις χωρίς συσκέψεις. Μια ομάδα δεν είναι ομάδα αν τα μέλη της δεν συναντιούνται για να εξετάσουν προβλήματα και να πάρουν αποφάσεις.

Οι συσκέψεις είναι μάνατζμεντ! Βρίσκονται στο επίκεντρο κάθε οργανισμού. Οι καλές συσκέψεις αφήνουν σε όλους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει! Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους. Βλέπετε, μια σύσκεψη είναι συχνά η μόνη στιγμή που συγκεντρώνεται ολόκληρη η ομάδα. Και με τις εικονικές ομάδες με μέλη από διαφορετικά μέρη, διαφορετικές χρονικές ζώνες και διαφορετικές χώρες, συχνά είναι το μόνο μέρος όπου ο ηγέτης εμφανίζεται ως ηγέτης, και όχι ως ο “αρμόδιος” στον οποίο αναφέρονται οι άλλοι. Αν θεωρήσουν ότι ο χρόνος τους σπαταλιέται, θα χάσουν το σεβασμό τους όχι μόνο για τον ηγέτη αλλά και για όλο τον οργανισμό που τοποθέτησε αυτόν τον ηγέτη.

Και τώρα η πραγματικά καταθλιπτική διαπίστωση. Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία. Ακόμη χειρότερα, οι άνθρωποι που παρίστανται στις συσκέψεις τους παίρνουν τις κακές τους συνήθειες. Πολλοί δεν συνειδητοποιούν το χάος που δημιουργούν. Δεν αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κάποιος να διδαχθεί. Δεν είναι χάρισμα, είναι τεχνική! Και μάλιστα, μια τεχνική με πέντε κύρια στοιχεία:

• Προγραμματίστε τις συσκέψεις σας εκ των προτέρων
• Ενημερώστε όσους πρόκειται να συμμετάσχουν
• Προετοιμάστε λεπτομερώς την ημερήσια διάταξη
• Δομήστε και ελέγξτε τη συζήτηση
• Ανακεφαλαιώστε και καταγράψτε τις αποφάσεις

Αυτά τα πέντε στοιχεία συνιστούν το πλαίσιο του προγράμματος της Video Arts “Meetings, bloody meetings”. Αποτελεί παγκοσμίως μία από τις δημοφιλέστερες και ευρύτερα χρησιμοποιούμενες εκπαιδευτικές ταινίες όλων των εποχών! Αυτό σημαίνει ότι πάρα πολλοί άνθρωποι πράγματι αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων είναι καίρια δεξιότητα μάνατζμεντ την οποία κάποιος μπορεί και πρέπει να αποκτήσει.

Από την PANOPTRON διατίθεται με ελληνικούς υποτίτλους τόσο η κλασική έκδοση της ταινίας, με πρωταγωνιστή τον Τζον Κλιζ, όσο και η ανανεωμένη έκδοση, παραγωγής 2012, στην οποία ο Κλιζ εμφανίζεται στο ρόλο του Προέδρου του Δικαστηρίου. Η νέα έκδοση, αναλύοντας και πάλι όλες τις τεχνικές και μεθόδους για συντομότερες και παραγωγικότερες συσκέψεις, εξετάζει επίσης τις σύγχρονες προκλήσεις, όπως οι εικονικές ομάδες και οι τηλεδιασκέψεις.

Προσωπική αποτελεσματικότητα και αυτοπεποίθηση

Η επίγνωση των προτερημάτων και των ικανοτήτων που διαθέτουμε είναι ουσιώδης προκειμένου να διατηρούμε την προσωπική μας αποτελεσματικότητα.

Όλοι μας θέλουμε να νιώθουμε χρήσιμοι στη ζωή μας. Θέλουμε να αισθανόμαστε ότι κάνουμε κάποια συνεισφορά. Η εργασία μας είναι ένα από τα κυριότερα μέρη στα οποία θέλουμε να νιώθουμε ότι είμαστε χρήσιμοι και ότι έχουμε αξία και μας εκτιμούν.

Όταν όλα πηγαίνουν καλά, αισθανόμαστε ότι η ζωή μας είναι αποδοτική και αποτελεσματική και είμαστε σε θέση να αντεπεξέλθουμε σε οτιδήποτε προκύψει στην εργάσιμη ημέρα μας. Όταν όμως τα πράγματα δεν πηγαίνουν και τόσο καλά, όταν ο χρόνος δεν επαρκεί και δυσκολευόμαστε να τα βγάλουμε πέρα, τότε ίσως αρχίζουμε να νιώθουμε αναποτελεσματικοί, ανεπαρκείς και ανίσχυροι.

Επιπλέον, μια από τις μικρές ειρωνείες της ζωής είναι ότι αρκεί ένα ασήμαντο συμβάν, μια σύγκρουση, ένα λάθος ή μια επίπληξη, μια παράβλεψη ή ένα πρόβλημα για να αισθανθούμε ότι όλα όσα κάνουμε είναι ανώφελα.

Αυτό δεν είναι αλήθεια αλλά, καθώς η ανθρώπινη φύση είναι αυτή που είναι, οι περισσότεροι άνθρωποι συνήθως εστιάζονται σε αυτό που είναι λάθος και όχι σε αυτό που είναι σωστό. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι δυνατό να νιώσουμε τόσο αναποτελεσματικοί ώστε να γίνουμε πράγματι αναποτελεσματικοί. Έτσι δημιουργείται η αρνητική προδιάθεση.

Με άλλα λόγια, ακόμη και κάτι ασήμαντο μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετο στρες και να επηρεάσει όλη μας την εργασία. Ύστερα, ένα μικρό πρόβλημα ή σφάλμα δημιουργεί άλλα προβλήματα και γινόμαστε πραγματικά αναποτελεσματικοί. Στην πραγματικότητα, όμως, όλες οι δεξιότητες και ικανότητες που διαθέτουμε όταν όλα πηγαίνουν καλά δεν χάνονται - απλώς πέφτουν για λίγο σε αφάνεια. Το κόλπο είναι να τις επαναφέρουμε προτού τα προβλήματα γίνουν ανυπέρβλητα.

Η επίγνωση των προτερημάτων και των ικανοτήτων που διαθέτουμε είναι ουσιώδης προκειμένου να διατηρούμε την προσωπική μας αποτελεσματικότητα. Αν είμαστε σε θέση να επισημάνουμε τι μας κάνει να νιώθουμε αποτελεσματικοί, παρακινημένοι και δραστηριοποιημένοι, θα μπορέσουμε να ενισχύσουμε και να αυξήσουμε την αυτοπεποίθησή μας. Έτσι, όταν προκύπτουν τα αναπόφευκτα προβλήματα, θα μπορούμε να τα αντιμετωπίσουμε αποτελεσματικά.