Η άνοδος και η πτώση δημοφιλών μεθόδων διαχείρισης του χρόνου

 Ένα πρόσφατο άρθρο ήλθε να θέσει ορισμένα σημαντικά ζητήματα σε σχέση με πυλώνες της σύγχρονης θεωρίας Μάνατζμεντ και, κατ' επέκταση, της Διαχείρισης του Χρόνου. Πρόκειται για έννοιες όπως "προσωπική αποτελεσματικότητα" (personal productivity), "εργάτης της γνώσης" (knowledge worker), αλλά και η δημοφιλής μέθοδος διαχείρισης του χρόνου Getting Things Done (GTD).

Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο "The New Yorker" με τίτλο "The Rise and Fall of Getting Things Done (How personal productivity transformed work - and failed to)". Μπορείτε να διαβάσετε ολόκληρο αυτό το εξαιρετικά ενδιαφέρον άρθρο στη διεύθυνση www.newyorker.com/tech/annals-of-technology/the-rise-and-fall-of-getting-things-done

Μήπως το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο υπονομεύει την αποτελεσματικότητά σας;

Το 53% των Ελλήνων πάει στο κρεβάτι με το κινητό

Το 74% των Ελλήνων διαβάζει τα mail του, πλοηγείται στα social media και στέλνει μηνύματα από το κινητό του πριν πάει για ύπνο. Το 58% ελέγχει το smartphone του αμέσως μόλις ξυπνήσει. Πρόκειται για έναν εκ των βασικών λόγων, που το 53% παίρνει το κινητό του στο κρεβάτι – με τον 1 στους 10 μάλιστα, να παραδέχεται πως τον παίρνει ο ύπνος με το smartphone στα χέρια.

Τα συμπεράσματα αυτά προκύπτουν από έρευνα που εκπόνησε η Huawei, με τίτλο «Smart (phone) Relationships» θέλοντας να αναλύσει τη σχέση του μέσου χρήστη με το τηλέφωνό του.

— Τα Νέα Οnline, 12/02/2018

Ασφαλώς τα συμπεράσματα της παραπάνω έρευνας δεν αφορούν αποκλειστικά στα email. Ωστόσο, φαίνεται πως είναι γεγονός: Κάποιοι άνθρωποι είναι σκλάβοι του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Αυτό υπαγορεύει τις δραστηριότητές τους και όχι το αντίθετο. Αρχίζουν την ημέρα τους απαντώντας σε email, και συνεχίζουν να ασχολούνται ακατάπαυστα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους, αφήνοντας τον εαυτό τους να γίνει έρμαιο των απαιτήσεων αυτής της ηλεκτρονικής τυραννίας.

Μάλιστα, αυτό το κάνουν με ικανοποίηση: Τους αρέσει να ευχαριστούν τους άλλους. Είναι ευγνώμονες που οι άλλοι τους χρειάζονται και νιώθουν ότι πρέπει διαρκώς να είναι διαθέσιμοι ώστε να αποδεικνύουν την αφοσίωσή τους – ακόμη και σε βάρος των προσωπικών τους προτεραιοτήτων!

Αυτό, ωστόσο, έχει πολλαπλές και σοβαρότατες συνέπειες όταν πρόκειται για επαγγελματική αλληλογραφία. Η εσφαλμένη αντιμετώπιση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αυξάνει σημαντικά τον όγκο εργασίας σε βάρος των δραστηριοτήτων υψηλής προτεραιότητας, οι οποίες μετατίθενται ή στριμώχνονται στο τέλος της ημέρας, όταν τα επίπεδα ενέργειας και συγκέντρωσης βρίσκονται πλέον σε κάμψη.

Μήπως είστε και εσείς δέσμιοι της τυραννίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Μπορείτε να ξεκινήσετε τη χειραφέτησή σας με μερικές πολύ απλές λύσεις, όπως αυτές που αναφέρονται παρακάτω. Πιθανόν κάποιες δεν θα ανταποκρίνονται στις δικές σας περιστάσεις ή θα αποκλείονται από την ίδια τη φύση της εργασίας σας. Ωστόσο, μην απορρίψετε καμία χωρίς να δοκιμάσετε προηγουμένως να την εφαρμόσετε.

• Ελέγξτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σας νωρίς το πρωί ή μόλις φθάσετε στο γραφείο σας. Ύστερα απενεργοποιήστε το και επικεντρωθείτε στις υψηλής προτεραιότητας εργασίες σας, χωρίς διακοπές. Αν το κρίνετε σκόπιμο, ειδοποιήστε τους άλλους να σας τηλεφωνήσουν αν προκύψει κάτι επείγον.
• Δεσμεύστε στο ημερολόγιό σας χρόνο για εργασίες και συναντήσεις. Φροντίζετε να γνωρίζουν διαρκώς οι άλλοι με τι καταπιάνεστε. Προβλέψτε επίσης για κατάλληλο χώρο, αν χρειαστεί να φύγετε από το γραφείο σας για να αποφύγετε περισπασμούς και διακοπές. (Μια ιδέα για όσους βρίσκονται στην Αθήνα: Χώροι όπως το Κέντρο Πολιτισμού Ίδρυμα Σταύρος Νιάρχος και το Ίδρυμα Ευγενίδου προσφέρουν εξαιρετικές εγκαταστάσεις για εργασία σε ήσυχο περιβάλλον χωρίς διακοπές, αλλά και Wi-Fi!)
• Αν γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το Σαββατοκύριακο, αναβάλετε την αποστολή τους μέχρι τη Δευτέρα το πρωί. Διαφορετικά μαθαίνετε τους άλλους να περιμένουν από εσάς να είστε διαθέσιμοι όλη την εβδομάδα και 24 ώρες το 24ωρο.
• Φροντίστε να γνωρίζουν όλοι οι συνεργάτες σας πότε προτιμάτε να έρχονται σε εσάς ή να επικοινωνούν μαζί σας ώστε να μη σας διακόπτουν: «Ας το συζητήσουμε στις 3 το απόγευμα για να μπορέσω να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.» Μήπως μακροπρόθεσμα θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε χρόνο προγραμματίζοντας κατ’ ιδίαν συναντήσεις;
• Το ότι ένας πελάτης σάς έχει στείλει ένα email δεν σημαίνει ότι περιμένει να του απαντήσετε ΕΔΩ και ΤΩΡΑ. Μπορείτε να επιβεβαιώσετε τη λήψη του μηνύματος, αναφέροντας πότε πρόκειται να στείλετε πλήρη απάντηση.
• Αξιοποιήστε κατάλληλα το πρόγραμμα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε (Outlook, Thunderbird κλπ.) καθορίζοντας φίλτρα και φακέλους, ώστε να μην πηγαίνουν όλα τα email κατευθείαν στα εισερχόμενα (Inbox).
• Τηλεφωνήστε στους άλλους. Επισκεφτείτε το γραφείο τους. Μιλήστε τους. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι κατάλληλο για την οικοδόμηση σχέσεων ή για την αναζήτηση λύσεων σε προβλήματα. Αποβάλετε τη συνήθεια να το χρησιμοποιείτε ως την πάγια μορφή επικοινωνίας σας.
• Αποσαφηνίστε τους προσωπικούς σας στόχους και τι είναι ρεαλιστικό να επιτύχετε κάθε ημέρα. Μη συγχέετε την αποτελεσματική διαχείριση εισερχομένων email με την εξαιρετική εργασία.

Φανταστείτε πώς είναι να μπορείτε να συγκεντρωθείτε και να σκεφτείτε χωρίς να σας διακόπτει ο ήχος νεοεισερχομένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πόσο καιρό έχετε περάσει στερούμενοι αυτή την πολυτέλεια; Η αποτελεσματική εργασία είναι κρίσιμη πτυχή της ευημερίας μας. Δίνει αίσθηση επίτευξης, ανεξαρτησίας και σκοπού.

Η χειραφέτηση από την ηλεκτρονική τυραννία είναι εφικτή, ακόμη κι αν ξεκινήσουμε με μια-δυο ώρες την ημέρα.  Πόσο διαφορετικά θα ήταν τα πράγματα για εσάς και την επιχείρησή σας αν εσείς – και οι συνεργάτες σας – μπορούσατε να εστιαστείτε πραγματικά στις πιο σημαντικές εργασίες σας;

Περισσότερες ιδέες για ανάπτυξη και αποτελεσματικότητα στο www.panoptron.gr/reference

Οι δεξιότητες αποτελούν δίοδο για επαγγελματική αποκατάσταση και ευημερία

Εβδομήντα εκατομμύρια Ευρωπαίοι δεν διαθέτουν επαρκείς δεξιότητες ανάγνωσης και γραφής. Παράλληλα, 40% των Ευρωπαίων εργοδοτών δυσκολεύονται να βρουν άτομα με κατάλληλες δεξιότητες.

Οι δεξιότητες αποτελούν δίοδο για την απασχολησιμότητα και την ευημερία. Με τις κατάλληλες δεξιότητες, τα άτομα εξοπλίζονται για ποιοτικές θέσεις εργασίας και μπορούν να αξιοποιήσουν τις δυνατότητές τους με αυτοπεποίθηση ως ενεργοί πολίτες. Σε μια ταχέως μεταβαλλόμενη παγκόσμια οικονομία, οι δεξιότητες πρόκειται να καθορίσουν σε μεγάλο βαθμό την ανταγωνιστικότητα και την ικανότητα καινοτομίας.

Ωστόσο, 70 εκατομμύρια Ευρωπαίοι δεν διαθέτουν επαρκείς δεξιότητες ανάγνωσης και γραφής, και ακόμα περισσότεροι διαθέτουν ανεπαρκείς δεξιότητες αριθμητικής και ψηφιακές δεξιότητες, με αποτέλεσμα να κινδυνεύουν από ανεργία, φτώχεια και κοινωνικό αποκλεισμό. Περισσότερο από το ήμισυ των 12 εκατομμυρίων μακροχρόνια ανέργων θεωρούνται άτομα με χαμηλό επίπεδο ειδίκευσης.

Πολλά άτομα εργάζονται σε θέσεις εργασίας που δεν αντιστοιχούν στα ταλέντα τους. Την ίδια στιγμή, το 40% των Ευρωπαίων εργοδοτών δυσκολεύονται να βρουν άτομα με τις δεξιότητες που χρειάζονται για να αναπτυχθούν και να καινοτομήσουν. Αφενός οι φορείς παροχής εκπαίδευσης και αφετέρου οι εργοδότες και οι εκπαιδευόμενοι έχουν διαφορετικές αντιλήψεις σχετικά με τον ικανοποιητικό βαθμό προετοιμασίας των πτυχιούχων για την αγορά εργασίας. Πολύ λίγα άτομα διαθέτουν επιχειρηματική νοοτροπία και τις δεξιότητες που χρειάζονται για να δημιουργήσουν τη δική τους επιχείρηση.

Πηγή: “Νέο Θεματολόγιο Δεξιοτήτων για την Ευρώπη”, Ανακοίνωση της Επιτροπής προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και την Επιτροπή των Περιφερειών (Βρυξέλλες, 10.6.2016).

Μπορείτε να δείτε ολόκληρη την ανακοίνωση σε μορφή PDF στη διεύθυνση http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10038-2016-INIT/el/pdf

Ενισχύστε τις δεξιότητες που χρειάζεται ο δικός σας οργανισμός για να αναπτυχθεί και να καινοτομήσει με τα εκπαιδευτικά προγράμματα και τα μέσα επιμόρφωσης που προσφέρονται από την PANOPTRON

Ο οργανισμός μάθησης

Οργανισμός μάθησης είναι ο όρος που αποδίδεται σε μια επιχείρηση που ενθαρρύνει και διευκολύνει την πρόσβαση των ανθρώπων της στη συνεχή μάθηση και μετασχηματίζεται διαρκώς ώστε να αντιμετωπίζει με επιτυχία τις εσωτερικές και εξωτερικές πιέσεις και αλλαγές.

Τα οφέλη μιας τέτοιας διαδικασίας διαρκούς μάθησης είναι πολλαπλά για μια επιχείρηση:

• Διατηρεί υψηλά επίπεδα καινοτομίας και παραμένει ανταγωνιστική.
• Είναι σε καλύτερη θέση να ανταποκριθεί σε εξωτερικές πιέσεις.
• Αποκτά γνώση για να συνδέει καλύτερα τους πόρους της με τις ανάγκες των πελατών της.
• Βελτιώνει την ποιότητα των αποτελεσμάτων σε όλα τα επίπεδα.
• Βελτιώνει την εταιρική εικόνα της μέσα από αυξημένη εστίαση στους ανθρώπους.
• Επιταχύνει τους ρυθμούς αλλαγής μέσα στον οργανισμό.

Χαρακτηριστικά ενός οργανισμού μάθησης

• Οι άνθρωποι έχουν άφθονες ευκαιρίες να μαθαίνουν στην εργασία τους.
• Οι διευθυντές και προϊστάμενοι αξιολογούν σε τακτική βάση την εξέλιξη των μελών της ομάδας τους.
• Ακόμα και όταν τα πράγματα πηγαίνουν καλά, εξετάζονται νέοι τρόποι περαιτέρω βελτίωσης.
• Οι άνθρωποι θέλουν να μαθαίνουν καινούργια πράγματα.
• Η επιμόρφωση και η ανάπτυξη στον οργανισμό βοηθούν τους ανθρώπους να διευρύνουν το ρόλο τους στην εργασία.
• Οι διευθυντές και προϊστάμενοι ενθαρρύνουν τους ανθρώπους τους να μαθαίνουν.
• Οι άνθρωποι είναι δεκτικοί σε νέες ιδέες.
• Επανεξετάζονται σε τακτική βάση τόσο οι επιτυχίες όσο και οι αποτυχίες για να αποκομίζονται διδάγματα για το μέλλον.
• Οι διευθυντές και προϊστάμενοι αναγνωρίζουν ότι τα μέλη της ομάδας τους  έχουν και προσωπική ζωή εκτός της εργασίας.
• Αναζητούνται διαρκώς νέοι τρόποι για την επίλυση προβλημάτων.
• Όταν οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν δυσκολίες στην εργασία, δεν διστάζουν να ζητήσουν τη βοήθεια των άλλων.
• Υπάρχουν ευκαιρίες για εξέλιξη της σταδιοδρομίας σε ολόκληρο τον οργανισμό.
• Υπάρχουν ευκαιρίες μάθησης για όλους, ανεξάρτητα από τη θέση τους.
• Παρέχεται στους ανθρώπους επαρκής εκπαίδευση ώστε να είναι σε θέση να κάνουν τη δουλειά τους καλά.
• Οι άνθρωποι διαθέτουν στην εργασία ευρύ φάσμα μεθόδων μάθησης.
• Υπάρχει ανοχή για τα λάθη μέσα στον οργανισμό.

Μπορείτε να προσφέρετε στους ανθρώπους του οργανισμού σας δυνατότητες μάθησης με τις εκπαιδευτικές ταινίες και τα προγράμματα επιμόρφωσης που προσφέρονται από την PANOPTRON.

Για να αξιολογήσετε εντελώς δωρεάν οποιαδήποτε εκπαιδευτική ταινία, καθώς και για να συζητήσουμε τους τρόπους με τους οποίους θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε εκπαιδευτικές ταινίες για να προαγάγετε τη μάθηση μέσα στον οργανισμό σας, τηλεφωνήστε μας στο 210 9314054.

Μήπως τα εκπαιδευτικά σας προγράμματα είναι “καταδικασμένα” να αποτύχουν;

Δέκα λόγοι που τα προγράμματα εκπαίδευσης δεν κατορθώνουν να αποφέρουν καρπούς.

Προτού ξεκινήσετε ένα πρόγραμμα επιμόρφωσης των ανθρώπων του οργανισμού σας, μην παραλείψετε να εξετάσετε τα εσωτερικά ζητήματα που μπορούν να υπονομεύσουν το εκπαιδευτικό σας εγχείρημα προτού καν αρχίσετε. Συνειδητοποιήστε ότι μεγάλο μέρος του χρόνου, των χρημάτων και των πόρων που επενδύετε στην εκπαίδευση θα πάει χαμένο αν δεν ληφθούν υπόψη ορισμένοι παράγοντες έξω από την αίθουσα εκπαίδευσης.

Ο ακόλουθος κατάλογος περιλαμβάνει δέκα σημαντικά σφάλματα που μειώνουν την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα προγραμμάτων εκπαίδευσης και επιμόρφωσης.

1. Οι προϊστάμενοι των εκπαιδευομένων δεν τους προετοιμάζουν για την εκπαίδευση, δεν συμμετέχουν στην υλοποίηση του εκπαιδευτικού προγράμματος και δεν φροντίζουν για την ενίσχυση των εκπαιδευτικών μηνυμάτων. Συχνά αφήνουν αυτή την ευθύνη στον άνθρωπο που διεξάγει την εκπαίδευση.

2. Τα διευθυντικά στελέχη περιμένουν ότι οι υπάλληλοι θα βγουν από την αίθουσα εκπαίδευσης “αλλαγμένοι και φωτισμένοι”. Οι ηγέτες ομάδων πρέπει να αντιληφθούν ότι το να μαθαίνει κανείς κάτι δεν σημαίνει ότι θα μπορεί αυτόματα και να το κάνει - και μάλιστα χωρίς την κατάλληλη ενίσχυση και υποστήριξη στο χώρο εργασίας. Η εκπαίδευση αποτελεί το πρώτο βήμα για την αλλαγή τρόπων συμπεριφοράς.

3. Οι άμεσοι προϊστάμενοι δεν βοηθούν τους εκπαιδευόμενους για την εμπέδωση νέων δεξιοτήτων και τρόπων συμπεριφοράς. Η συγκράτηση των εκπαιδευτικών μηνυμάτων μειώνεται δραματικά μέσα σε 48 ώρες από τη διεξαγωγή της εκπαίδευσης. Απαιτείται ενισχυτική καθοδήγηση, η οποία θα αρχίσει αμέσως μετά την εκπαίδευση και θα συνεχιστεί σε καθημερινή βάση.

4. Οι ηγέτες βλέπουν την εκπαίδευση σαν λύση ανάγκης. Η παροχή ενός εκπαιδευτικού προγράμματος είναι συχνά ευκολότερη από την επίλυση ακανθωδών και συχνά πολύπλοκων ζητημάτων, όπως η αποσαφήνιση των ρόλων, των προτύπων απόδοσης, των περιγραφών θέσεων εργασίας, των διαδικασιών, των συνεπειών ανακόλουθης ή ανεπαρκούς απόδοσης κλπ.

5. Δεν αποτιμώνται επαρκώς πριν ή μετά από την εκπαίδευση οι κύριοι τομείς στους οποίους απαιτείται βελτίωση: δεξιότητες, γνώσεις, τρόποι συμπεριφοράς, επίπεδα εξυπηρέτησης, αποτελέσματα πωλήσεων, κουλτούρα κλπ.

6. Η εκπαίδευση παρέχεται χωρίς τις αντίστοιχες αλλαγές στις προσδοκίες απόδοσης ή στα συστήματα αξιολόγηση της απόδοσης (δηλαδή, στα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού). Αυτό μειώνει την υπευθυνότητα και υπονομεύει τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα.

7. Σε συσκέψεις ομάδων, συναθροίσεις προσωπικού και εκπαιδευτικές συναντήσεις διατυπώνονται ασαφείς ή αόριστες προσδοκίες. Είναι σημαντικό να δηλώνονται ξεκάθαρα, επίμονα και συχνά οι προσδοκίες όσον αφορά στις αλλαγές που επιδιώκονται μέσα από την εκπαίδευση.

8. Επιλέγεται για την εκπαίδευση η χρήση εξωτερικών σεμιναρίων που δεν υποστηρίζουν και δεν εκφράζουν τις προτεραιότητες, τους στόχους, τις προσδοκίες, τα μηνύματα και τους τρόπους συμπεριφοράς του οργανισμού.

9. Αγοράζονται έτοιμα εκπαιδευτικά προγράμματα που δεν ανταποκρίνονται απόλυτα στο ιδιαίτερο περιβάλλον, τη γλώσσα, τις προσδοκίες, την κουλτούρα και τις προτεραιότητες του οργανισμού. Δεν μπορείς να περιμένεις θεαματικά αποτελέσματα από ένα γενικό πρόγραμμα.

10. Χρησιμοποιούνται ως εισηγητές συνάδελφοι ή άπειροι εκπαιδευτές. Θέλετε ο εκπαιδευτής σας να είναι ενθουσιώδης, αξιόπιστος, έμπειρος και ικανός να αντεπεξέλθει ακόμη και στις πιο δύσκολες ομάδες εκπαιδευομένων. Ο εκπαιδευτής πρέπει να έχει πλήρη γνώση όλων των στοιχείων που εξασφαλίζουν την επιτυχία ή οδηγούν στην αποτυχία ενός εκπαιδευτικού προγράμματος. Συνάδελφοι και άπειροι εκπαιδευτές μπορεί να βρίσκονται σε μειονεκτική θέση λόγω έλλειψης αξιοπιστίας που κάνει τους συμμετέχοντες να πιστεύουν ότι μπορούν να “απόσχουν” από οποιαδήποτε αλλαγή ή μειώνει την ικανότητά τους να επηρεάσουν την αλλαγή έξω από την αίθουσα εκπαίδευσης.

Δείτε και άλλες ιδέες για ανάπτυξη και αποτελεσματικότητα στον ιστότοπο της PANOPTRON

Επισκεφθείτε τη διεύθυνση www.panoptron.gr/reference

Καταβάστε τον πλήρη κατάλογο εκπαιδευτικών ταινιών που διατίθενται από την PANOPTRON

Μπορείτε να κατεβάσετε τον πλήρη κατάλογό μας στη διεύθυνση www.panoptron.gr/training_videos/catalog.htm

Για να αξιολογήσετε δωρεάν ή να παραγγείλετε τις εκπαιδευτικές ταινίες που σας ενδιαφέρουν, καθώς και για οποιαδήποτε πληροφορία, παρακαλούμε τηλεφωνήστε μας στο 210 9314054

Καινοτομία - Η μέθοδος της αναστροφής

Ολοταχώς έξω από τα αδιέξοδα!

Οι συνήθειες εμποδίζουν την ανάπτυξη

Όπως είναι γνωστό, τα νέα προβλήματα απαιτούν νέες λύσεις. Όχι παλιές, ανακυκλωμένες λύσεις, αλλά εντελώς νέους τρόπους σκέψης και συμπεριφοράς. Ωστόσο, αυτό είναι απλό μόνο στη θεωρία. Ως ανθρώπινα όντα, έχουμε την τάση να διατηρούμε τις συνήθειές μας, να βαδίζουμε σε γνώριμα μονοπάτια και να ξαναχρησιμοποιούμε δοκιμασμένες λύσεις. Για την αναζήτηση νέων λύσεων και προσεγγίσεων (στη διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού, στις σχέσεις με τους πελάτες, στην ανάπτυξη προϊόντων κλπ.) απαιτείται συνειδητή προσπάθεια.

Παλιό κρασί σε νέους ασκούς;

Σε μια εποχή ταχύτατων εξελίξεων, η αναζήτηση νέων μεθόδων θα πρέπει να γίνει για όλους μας αντανακλαστική αντίδραση. Υπάρχει καλύτερη λύση για αυτή την κατάσταση/αυτό το πρόβλημα από αυτή που ακολουθούμε τώρα;

Ίσως να αναρωτιέστε ποιος είναι ο λόγος. Λοιπόν, ο λόγος είναι ότι, απλούστατα, σήμερα υπάρχει διαθέσιμος πολύ λιγότερος χρόνος για λύσεις απ’ ό,τι στο παρελθόν. Αν στο παρελθόν ήταν δυνατό να διορθώνονται τα λάθη εκ των υστέρων χωρίς αναστάτωση, σήμερα δεν υπάρχει χρόνος για κάτι τέτοιο - ο ανταγωνισμός θα σας προσπεράσει από την εσωτερική λωρίδα ενόσω εσείς διορθώνετε το λάθος σας.

Επομένως, για κάθε σημαντική δραστηριότητα, πρέπει να είστε προετοιμασμένοι όχι μόνο να γεμίσετε νέους ασκούς με παλιό κρασί (δηλαδή, εμπειρία) αλλά και, πρώτιστα, να δοκιμάσετε νέο κρασί (δηλαδή, καινοτομίες). Μόνο ο συνδυασμός και των δύο αυτών εναλλακτικών προσεγγίσεων αποφέρει βελτιωμένες και πιο αξιόπιστες λύσεις .

Αναστροφή = Απαγκίστρωση από το παρελθόν

Φανταστείτε τους τρόπους σκέψης σας, τις δοκιμασμένες και οικείες προσεγγίσεις σε λύσεις, ως ένα αδιέξοδο. Ποια είναι η μοναδική επιλογή που διαθέτετε αν βρεθείτε σε αδιέξοδο; Κάνετε αναστροφή και ακολουθείτε νέα διαδρομή. Κάντε αυτό ακριβώς στο μυαλό σας. Θα δείτε ότι έρχονται στο φως πολλά νέα πράγματα. Είναι διασκεδαστικό και σας βοηθά να ανοίξετε νέους ορίζοντες.

Συγκεκριμένα; Πάρτε ένα φύλλο χαρτί. Έχει αποδειχθεί επανειλημμένα ότι δημιουργείται μια εξαιρετικά ισχυρή αλληλεπίδραση ανάμεσα σε αυτά που γράφουμε στο χαρτί και στις σκέψεις μας. Θα μπορούσαμε να το ονομάσουμε "φαινόμενο πινγκ πονγκ ", καθώς οι ιδέες αρχίζουν να αναπηδούν προς τα πίσω και προς τα εμπρός .

Να πώς γίνεται

Στο πάνω μισό της σελίδας, περιγράψτε με όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις είτε το πρόβλημα είτε τη συνήθη λύση. Κατόπιν αποφασίστε και καθορίστε μεμονωμένες λέξεις - υπογραμμίζοντας κάθε λέξη ξεχωριστά - στις οποίες θέλετε να εφαρμόσετε την αναστροφή. Έτσι μπορεί η λέξη "ακριβή" να γίνει "δωρεάν" ή "προνομιακή", το "καλοκαίρι" να γίνει "χειμώνας" ή το "περίπλοκο" να γίνει "απλό". Παρόλο που αυτό ίσως μοιάζει ασήμαντο, ήδη έχετε δημιουργήσει ρήγμα σε συμπαγείς τοίχους μέσα στο μυαλό σας και οδεύετε προς νέους τρόπους σκέψης! Ξαφνικά έχετε καταγράψει μια βασική προσέγγιση για λύσεις, που μέχρι τώρα φαινόταν αδύνατη.

Στη συνέχεια, αναπτύξτε περαιτέρω τις φαινομενικά ανέφικτες νέες καταστάσεις ή προσεγγίσεις σε λύσεις στο κάτω μισό της σελίδας. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ή τα θετικά επιχειρήματα; Ποιες είναι οι συγκεκριμένες ενέργειες που μπορούν να αναληφθούν ώστε να επωφεληθείτε από αυτές τις νέες προσεγγίσεις;

Τομείς εφαρμογής

Η μέθοδος αυτή μπορεί να αξιοποιηθεί οπουδήποτε υπάρχει επείγουσα ανάγκη ή ισχυρή επιθυμία για καινοτομία ή αλλαγή. Ανεξάρτητα από τον κλάδο επιχειρηματικής δραστηριότητας, τη χώρα, την ομάδα-στόχο ή την τεχνολογία. Πάνω απ’ όλα, μπορεί να αξιοποιηθεί πολλαπλά: Μετά από την αρχική αναστροφή, μπορείτε να προχωρήσετε σε οποιονδήποτε υποτομέα που επιθυμείτε να αναστρέψετε. Ξανά. Και ξανά. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να διεισδύσετε βαθύτερα σε εντελώς νέες σφαίρες επίλυσης προβλημάτων. Και βρίσκεστε ήδη πολύ πιο κοντά σε νέες εφευρέσεις!

Μερικά παραδείγματα; Το ποδήλατο για εκτός δρόμου ποδηλασία (ορεινή ποδηλασία) αναπτύχθηκε από το ποδήλατο δρόμου. Ένα subcompact αυτοκίνητο (Twingo, Smart) διαφοροποιείται λόγω νέας αίσθησης του μεγέθους.

Αξιοποιήστε το δυναμικό που κρύβετε μέσα σας! Η μέθοδος της αναστροφής σάς μετατρέπει αυτόματα σε πρόσωπο που εξετάζει τα πράγματα από διαφορετικό πρίσμα και είναι εξαιρετικά δημιουργική .

Παράδειγμα:

Γιατί δεν μπορέσατε να εφεύρετε πατίνια με μονή σειρά τροχών (inline skates) ώστε να γίνετε επιτυχημένος κατασκευαστής; Το "παγοπέδιλο" για το χειμώνα έγινε "τροχοπέδιλο" για το καλοκαίρι και έτσι ο "πάγος" έγινε "άσφαλτος" - ουσιωδώς, η εφεύρεση είναι ήδη έτοιμη! Το γεγονός ότι οι τροχοί είναι πιο κατάλληλοι για την άσφαλτο από τις λάμες είναι αυτονόητο ή θα είχε γίνει φανερό με περαιτέρω αναστροφή.

Δοκιμάστε τη μέθοδο της αναστροφής: Πάρτε ένα αντικείμενο που έχετε πρόχειρο ή μια κατάσταση από την καθημερινή σας εργασία που σας στεναχώρησε σήμερα και κάντε αναστροφή. Αν σκεφτείτε κάποια εφεύρεση ενημερώστε μας - για να μπορέσουμε να σας συγχαρούμε!

Δέκα ιδέες για να παρακινήσετε τον εαυτό σας

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι επιχειρηματικές συνθήκες είναι σήμερα εξαιρετικά δύσκολες. Ευκαιρίες υπάρχουν αλλά απαιτούν πολύ περισσότερο χρόνο και κόπο, ενώ οι κίνδυνοι πάντα ελλοχεύουν. Παράλληλα, καλούμαστε να κάνουμε περισσότερα με λιγότερα.

Κάτω από αυτές τις συνθήκες, ίσως θα ήταν χρήσιμο να εξετάσουμε μερικές ιδέες για να μπορέσουμε να παραμείνουμε εστιασμένοι, παρακινημένοι και ενθουσιώδεις!

Κρατάτε καταλόγους εργασιών προς εκτέλεση

Οι περισσότεροι αντλούμε ικανοποίηση και ευχαρίστηση από την ολοκλήρωση μιας εργασίας, είτε πρόκειται για το πλύσιμο των πιάτων είτε για την προετοιμασία μιας επαγγελματικής αναφοράς. Κάποιοι τα καταφέρνουν με ηλεκτρονικούς καταλόγους στην οθόνη του υπολογιστή τους. Για άλλους, όμως, δεν υπάρχει τίποτα τόσο αποτελεσματικό όσο μια σημείωση με μολύβι σε χαρτί δίπλα σε μια εργασία που ολοκληρώθηκε. Μπορείς  να βλέπεις την πρόοδό σου μέσα στη μέρα, μπορείς να τη νιώθεις, είναι κάτι χειροπιαστό (τα εικονικά κουτάκια στην οθόνη δεν είναι το ίδιο πράγμα).

Θέτετε επιμέρους στόχους

Αυτό συνδυάζετε καλά με το προηγούμενο. Βάλτε στόχο να ολοκληρώσετε μέχρι τις 11 τρία από τα δέκα πράγματα που έχετε να κάνετε σήμερα. Όταν το επιτύχετε, προσφέρετε στον εαυτό σας ένα μικρό κέρασμα, μια μικρή ανταμοιβή. Δεν χρειάζεται να είναι κάτι τεράστιο. Μπορείτε απλώς να βγείτε από το χώρο εργασία σας για να κάνετε κάτι διαφορετικό, να πιείτε έναν καφέ, να προσφέρετε στον εαυτό σας την αγαπημένη σας σοκολάτα!

Τεμαχίζετε τις μεγάλες εργασίες

Φανταστείτε ότι κάθεστε να γράψετε ένα βιβλίο. Τεμαχίστε τέτοιες μεγάλες εργασίες σε μικρότερα κομμάτια. Γράφετε ένα κεφάλαιο κάθε φορά - αν και μάλλον θα θέλετε να το χωρίσετε και αυτό σε μικρότερες ενότητες. Αν η εργάσιμη ημέρα σας συνήθως περιλαμβάνει περιόδους είτε των 30 λεπτών είτε των τεσσάρων ωρών, χωρίστε τη μεγάλη εργασία σε κομμάτια που είναι ίσα ή μικρότερα από τη διαθέσιμη χρονική περίοδο.

Συζητήστε όσα θέλετε να κάνετε

Στη δουλειά υπάρχουν τα πράγματα που πρέπει να κάνουμε. Υπάρχουν όμως και τα πράγματα που θα θέλαμε να κάνουμε. Μιλήστε για αυτά στους συναδέλφους ή στον προϊστάμενό σας. Αν υπάρχει κάτι σημαντικό, πείτε τους ότι θέλετε να συγκεντρωθείτε για λίγο σε αυτό. Συζητήστε τις εργασίες σας με το σύντροφό σας ή κάποιο φίλο σας. Βεβαιωθείτε ότι με οποιονδήποτε κι αν μοιραστείτε αυτά που θέλετε να κάνετε, θα σας συγχαρεί όταν θα το καταφέρετε.

Αυτοματοποιήστε τις δουλειές ρουτίνας

Οι περισσότεροι έχουμε πράγματα ρουτίνας στη ζωή μας, είτε πρόκειται για το πλύσιμο των πιάτων είτε για τον έλεγχο ολοκλήρωσης κάποιων δραστηριοτήτων. Αυτοματοποιήστε αυτά τα πράγματα και κάντε τα σε συγκεκριμένο χρόνο, ώστε να σας απασχολούν όσο λιγότερο γίνεται.

Έχετε ένα όνειρο σαν στόχο

Αν έχετε ορίσει για τον εαυτό σας ένα απαιτητικό σύνολο εργασιών προκειμένου να επιτύχετε κάτι δύσκολο, φανταστείτε το τελικό αποτέλεσμα. Η εργασία που έχετε μπροστά σας μπορεί να είναι ασήμαντη και τετριμμένη αλλά η ολοκλήρωσή της σας φέρνει ένα βήμα πιο κοντά στο υπέροχο όνειρό σας!

Βελτιωθείτε στα πράγματα που κάνετε επανειλημμένα

Αν έχετε βαρεθεί να κάνετε ξανά και ξανά την ίδια δουλειά, γίνετε καλύτερος σε αυτή. Πειραματιστείτε με διαφορετικούς τρόπους για να κάνετε αυτή τη δουλειά. Καινοτομήστε. Ίσως υπάρχει κάποιος άλλος και καλύτερος τρόπος. Ανακαλύψτε τον! Αυτή η δίωρη εργασία μπορεί να συνεχίσει να είναι βαρετή, αλλά αν μπορέσετε να την κάνετε σε μια ώρα, τόσο το καλύτερο για εσάς.

Κάντε τη δουλειά σας παιχνίδι

Ένας καλός τρόπος για να κάνουμε πράγματα που δεν μας αρέσουν είναι να προκαλούμε τον εαυτό μας. Μπορώ να το κάνω σε τρεις ώρες και όχι τέσσερις; Μπορώ να γράψω 1.000 λέξεις αντί για 800; Μπορώ να κάνω 15 τηλεφωνήματα σε πελάτες  αντί για 10; Βάλτε στη δουλειά σας στόχο να βελτιώνετε το σκορ σας: 10 τηλεφωνήματα σήμερα, 11 αύριο, 12... και ούτω καθεξής.

Μαθαίνετε κάτι καινούργιο κάθε μέρα

Διαβάζετε βιβλία, πηγαίνετε σε σεμινάρια, ακούτε τους άλλους και χρησιμοποιείτε τις ιδέες τους, αξιοποιείτε τις πληροφορίες που υπάρχουν στο διαδίκτυο. Όχι μόνο θα βρείτε νέους τρόπους για να κάνετε παλιές εργασίες αλλά θα αρχίσετε να σκέφτεστε τι θα μπορούσατε να μάθετε που θα μπορούσε να κάνει τις εργασίες σας πιο εύκολες. Με τον τρόπο αυτό σκέφτεστε πώς μπορείτε να κάνετε την εργασία καλύτερα (πράγμα που έχει ενδιαφέρον) αντί να κάνετε απλώς την εργασία.

Αναθέτετε

Βρείτε κάποιον άλλο για να κάνει τις εργασίες που εσείς δεν θέλετε να κάνετε. Εργασίες που για εσάς είναι δουλειές ρουτίνας μπορεί να αποτελούν ενδιαφέρουσα πρόκληση για κάποιον που θέλει να μάθει κάτι καινούργιο και να εξελιχθεί. Όσο πιο επιτυχημένος είστε, τόσο περισσότερο είστε σε θέση να αναθέτετε σε άλλους τα πράγματα που δεν θέλετε να κάνετε - και τόσο περισσότερο χρόνο θα έχετε για τα πράγματα που θέλετε να κάνετε!

Αντλήστε και εκμεταλλευτείτε την ενέργεια των στόχων

Οι στόχοι εμπεριέχουν μεγάλες ποσότητες ενέργειας. Επομένως, εκμεταλλευτείτε τους!

Όπως είναι ευρύτατα γνωστό, οι στόχοι επιτελούν μια σημαντική λειτουργία: αποτελούν τα σημεία προσανατολισμού με τα οποία μπορούμε να αποτιμούμε τα επιτεύγματά μας και την πρόοδο στη ζωή και την εργασία μας.

Οι στόχοι δεν είναι το ίδιο με τον προορισμό των διακοπών

Ασφαλώς, οι στόχοι δεν έχουν τη μορφή ενός προορισμού για διακοπές ή κάποιας επιδίωξης για την εβδομάδα αλλά εκφράζουν σημαντικούς αντικειμενικούς σκοπούς στη ζωή μας. Όπως, για παράδειγμα, η ολοκλήρωση ενός επιμορφωτικού προγράμματος. Κατά κανόνα, τέτοιοι στόχοι δεν μπορούν να επιτευχθούν εν μια νυκτί. Απαιτούν δουλειά, θάρρος και αποφασιστικότητα. Αυτός είναι ίσως και ο λόγος που πολλοί άνθρωποι δεν έχουν σημαντικούς προσωπικούς στόχους. Είναι κρίμα γιατί, αν έχεις θέσει στόχους για τον εαυτό σου, μπορείς να τους αξιοποιήσεις σαν πηγή ενέργειας στην καθημερινή ζωή προκειμένου να αποκτήσεις προσωπική ώθηση και παρακίνηση για τα επόμενα χρόνια.

Η δική σας πηγή ενέργειας

Κάθε επιτυχημένος άνθρωπος το γνωρίζει: οι στόχοι εμπερικλείουν μεγάλη ποσότητα ενέργειας. Είναι ωρολογιακές βόμβες ενέργειας - με την καλή έννοια. Κι αυτό επειδή, ανάλογα με τον τρόπο που αντιμετωπίζει κανείς τους προσωπικούς στόχους, δημιουργούν μια διαφορετική κινητήρια ενέργεια.

Στην εικόνα μπορείτε να δείτε τα επίπεδα της ενέργειας των στόχων. Ας αρχίσουμε από κάτω. Όταν δεν υπάρχει κανένας στόχος δεν παράγεται καμιά ιδιαίτερη ενέργεια. Αυτό είναι αναμενόμενο. Συνεπώς, δεν ενεργοποιείται καμιά εσωτερική δύναμη. Μακροπρόθεσμα, η κατάσταση αυτή μπορεί ακόμη και να φθείρει την προσωπική ενεργητικότητα.

Πρώτο επίπεδο Γνωρίζετε την κατάσταση. Όταν κοιτάζεστε στον καθρέφτη και λέτε στον εαυτό σας "Πρέπει να χάσω κιλά / να αθλούμαι περισσότερο / να περνώ περισσότερο χρόνο με τα παιδιά". Αυτά είναι απλώς ευσεβείς πόθοι. Όπως και στην αρχή κάθε Νέου Έτους, οι προθέσεις αυτές έχουν ήδη ξεχαστεί μέχρι τις 2 Ιανουαρίου. Η χαμηλή ενέργεια στόχων είναι αρκετή σε αυτή την περίπτωση ώστε να αναδύεται από το υποσυνείδητό σας πότε-πότε και να ξυπνά την ένοχη συνείδησή σας.

Δεύτερο επίπεδο Ασφαλώς, είναι καλό και ενδιαφέρον να καταγράφετε τους προσωπικούς σας στόχους στο πλαίσιο ενός σεμιναρίου ή όταν διαβάζετε ένα βιβλίο για την προσωπική οργάνωση. Ωστόσο, μια φορά δεν αρκεί αφού, σε τελευταία ανάλυση, το μόνο που θα μπορείτε να θυμηθείτε είναι ότι κάποτε γράψατε κάπου κάποιους σημαντικούς στόχους. Όμως, αυτές οι όμορφες σκέψεις επισκιάζονται από τις απαιτήσεις της εργάσιμης ημέρας και έτσι γρήγορα χάνουν τη δύναμη και την κινητήρια ενέργειά τους.

Τρίτο επίπεδο Αυτό αφορά σε κάποια ήδη δοκιμασμένη μέθοδο επεξεργασίας προσωπικών στόχων. Αφού είναι πάντα διαθέσιμοι, θα μπορούν να εξετάζονται στη διάρκεια βαρετών συσκέψεων, στο χρόνο μετακινήσεων κλπ. και στη συνέχεια θα πυροδοτούν μικρές εκρήξεις ενέργειας: δίνετε στον εαυτό σας ένα ακόμη "σπρώξιμο" προς τη λήψη συγκεκριμένων μέτρων για την επίτευξη των στόχων.

Τέταρτο επίπεδο Πρόκειται για κάποια μέθοδο που έχει αποδειχθεί επιτυχημένη σε περιπτώσεις όπου ο χρόνος για την επίτευξη των στόχων είναι αρκετά μεγαλύτερος (στη διάρκεια αρκετών ετών) και οι στόχοι είναι απαιτητικοί και μεγάλης προσωπικής σημασίας. Σε αυτή την περίπτωση παράγεται μεγάλη ποσότητα ενέργειας σε καταστάσεις στις οποίες έχετε αμφιβολίες για τον εαυτό σας, τους στόχους σας ή τη ζωή σας γενικότερα. Για να το θέσουμε απλά: δεν θέλετε να φαίνεστε αποτυχημένος στα μάτια άλλων ανθρώπων. Έχετε δημιουργήσει πίεση πάνω στον εαυτό σας για να επιτύχετε.

Για το υψηλότερο επίπεδο της απελευθέρωσης της ενέργειας των προσωπικών στόχων, υπάρχουν πολλές αποδείξεις όσον αφορά στον τεράστιο αντίκτυπο. Δεν χρειάζεται παρά να σκεφθείτε τον Μαχάτμα Γκάντι ή τον Μάρτιν Λούθερ Κινγκ.

... Είναι δική σας απόφαση

Ποιο επίπεδο ενέργειας στόχων θέλετε να επιτύχετε; Πόσο έντονα επιθυμείτε να υποχρεώσετε τον εαυτό σας να επιτύχει τους στόχους του; Όσο περισσότερο εξωτερικεύετε τους στόχους σας, τόσο περισσότερους ανθρώπους θα βρείτε που θα είναι διατεθειμένοι να σας υποστηρίξουν στην επίτευξή τους.

Δείτε επίσης

Καθορισμός "έξυπνων" στόχων

Οι 12 χρυσοί κανόνες για την επίτευξη στόχων

Καθορισμός προτεραιοτήτων

Αδειάστε το γραφείο σας!

...και εξοικονομήστε μια ώρα κάθε ημέρα αποφεύγοντας να ψάχνετε για έγγραφα ή να ασχολείστε με άχρηστα χαρτιά.

Σήμερα που το e-mail τείνει να αντικαταστήσει κάθε άλλη μορφή αλληλογραφίας και που το Amazon πουλά περισσότερα e-book παρά τυπωμένα βιβλία, θα περίμενε κανείς ότι το πρόβλημα της χαρτούρας στο χώρο εργασίας έχει εξαφανιστεί.

Ωστόσο, φαίνεται ότι το γραφείο χωρίς χαρτιά που χρόνια τώρα ονειρευόμαστε θα αργήσει να γίνει πραγματικότητα, καθώς τα γραφεία πολλών ανθρώπων (και όχι μόνο σε δημόσιες υπηρεσίες) εξακολουθούν να είναι θαμμένα κάτω από στοίβες χαρτιού. Παράλληλα, η τεχνολογία στην οποία στηρίζαμε τις ελπίδες μας επιτρέπει στους ανθρώπους να δημιουργούν περισσότερη χαρτούρα και με ταχύτερους ρυθμούς.

Δεν είναι λίγοι αυτού που τυπώνουν κάθε e-mail και κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο λέγοντας "Εγώ είμαι της παλιάς σχολής. Δεν μπορώ να δουλέψω αν δεν το έχω τυπωμένο σε χαρτί." Δυστυχώς, η κακή διαχείριση εγγράφων μπορεί να έχει τεράστιο κόστος όσον αφορά στην παραγωγικότητα ατόμων και επιχειρήσεων ή οργανισμών.

"Κατεβάστε" δωρεάν στον υπολογιστή σας ένα φυλλάδιο με απλές και πρακτικές ιδέες

Στη διεύθυνση www.panoptron.gr/reference/tips/clear_your_desk.htm θα μπορέσετε να "κατεβάσετε" δωρεάν στον υπολογιστή σας ένα φυλλάδιο με απλές και πρακτικές ιδέες που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά τη συσσώρευση χαρτούρας στο γραφείο σας.

Οι αποτελεσματικοί μάνατζερ πρέπει να μπορούν να προγυμνάζουν

Με δεδομένες τις σημερινές κρίσιμες συνθήκες και την ανάγκη υψηλής ανταγωνιστικότητας, είναι ζωτικής σημασίας για κάθε μάνατζερ να παραμένει αποτελεσματικός. Ιδιαίτερα, χρειάζεται κάθε μάνατζερ να είναι αποτελεσματικός όσον αφορά στην αξιοποίηση των ανθρώπων του και αυτό προϋποθέτει ικανότητες προγύμνασης (coaching skills).

Για τους περισσότερους μάνατζερ, η προγύμναση (coaching) αποτελεί ήδη μέρος του ρόλου τους αλλά, στην πλειοψηφία τους, δεν έχουν λάβει εκπαίδευση σε δεξιότητες προγύμνασης. Σύμφωνα με μελέτη του Work Foundation, πάνω από 80% των οργανισμών χρησιμοποιούν την προγύμναση για την ανάπτυξη του προσωπικού τους αλλά μόνο το ένα πέμπτο από αυτούς εκπαιδεύουν τα διοικητικά τους στελέχη στην προγύμναση. Αυτή η έλλειψη εκπαίδευσης μπορεί να αποβεί δαπανηρή και επιβλαβής. Είναι σαν να βάζεις έναν εντελώς πρωτόπειρο οδηγό μέσα σε ένα αυτοκίνητο και να του ζητάς να οδηγήσει λέγοντας απλώς “Καλή επιτυχία”.

Οι ανεκπαίδευτοι μάνατζερ θα έχουν κάποια ιδέα για το τι πρέπει να κάνουν αλλά δεν θα διαθέτουν τις δεξιότητες που απαιτούνται. Η προγύμναση αποτελεί συγκεκριμένο σύνολο ουσιωδών ικανοτήτων και δεξιοτήτων και δεν είναι απλώς μια νέα ετικέτα που προστίθεται σε όσα κάνει ήδη ένας μάνατζερ. Απαιτείται εκπαίδευση ώστε τα διοικητικά στελέχη να αναπτύξουν τις απαιτούμενες δεξιότητες, να μάθουν πότε και πώς πρέπει να τις χρησιμοποιούν και να διαθέτουν αυτοπεποίθηση για την προγύμναση των ανθρώπων τους. Με την κατάλληλη εκπαίδευση, ο οργανισμός σας θα ωφεληθεί εξαιρετικά από αυτή την προγύμναση.

Στα οφέλη περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων τα ακόλουθα:

• Βελτίωση της απόδοσης των υπαλλήλων
• Αύξηση της παραγωγικότητας και της δύναμης του οργανισμού
• Εύκολη αντιμετώπιση της αλλαγής και προώθηση της ανάπτυξης
• Μέγιστη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού

Ασφαλώς δεν θα θέλατε ο δικός σας οργανισμός να στερηθεί αυτά τα οφέλη, έτσι δεν είναι;

Σημείωση: Η εκπαιδευτική ταινία Μετάδωσέ το θα σας βοηθήσει να προσφέρετε στους μάνατζερ του οργανισμού σας τις δεξιότητες προγύμνασης που χρειάζονται για να καθοδηγήσουν και να παρακινήσουν τους ανθρώπους τους για καλύτερη απόδοση. Δείτε αναλυτικά στοιχεία και απόσπασμα της εκπαιδευτικής ταινίας

Το Ξυράφι του Occam

Όταν προσπαθείτε να λύσετε ένα πρόβλημα, η απλούστερη απάντηση είναι συνήθως και η σωστή!

Το Ξυράφι του Occam είναι μια αρχή που αποδίδεται στον Άγγλο Φραγκισκανό μοναχό Γουίλιαμ του Όκαμ (William of Ockham) που έζησε τον 14ο αιώνα και ασχολήθηκε με τη μαθηματική λογική. Η αρχή ορίζει ότι η εξήγηση οποιουδήποτε φαινομένου πρέπει να βασίζεται σε όσο το δυνατό λιγότερες υποθέσεις, αποκλείοντας εκείνες που δεν επηρεάζουν τις ορατές προβλέψεις της θεωρίας για την εξήγηση αυτού του φαινομένου.

Η αρχή του Ξυραφιού του Occam αποκαλείται και ως lex parsimoniae ("νόμος της οικονομίας" ή "νόμος της απλότητας") και εκφράζεται στα Λατινικά ως "Entia non sunt multiplicanda praeter necessitatem", το οποίο κατά προσέγγιση μεταφράζεται ως "οι οντότητες δεν πρέπει να πολλαπλασιάζονται περισσότερο από όσο είναι αναγκαίο".

Αυτό συχνά παραφράζεται ως "Εφόσον όλοι οι άλλοι παράγοντες είναι ίδιοι, η απλούστερη λύση είναι και η καλύτερη". Με άλλα λόγια, όταν δύο ή περισσότερες ανταγωνιστικές θεωρίες είναι όμοιες ως προς όλες τις άλλες απόψεις, η αρχή συνιστά την επιλογή της θεωρίας που εισάγει τις λιγότερες υποθέσεις και προϋποθέτει τις λιγότερες οντότητες. Αυτό είναι και το πλαίσιο στο οποίο γίνεται συνήθως αντιληπτό το Ξυράφι του Occam.

Ας πάρουμε για παράδειγμα την ακόλουθη σπαζοκεφαλιά: Πώς μπόρεσε μια γυναίκα που ζει στο Λονδίνο να φθάσει με το αυτοκίνητό της στο Παρίσι μέσα σε μόλις μισή ώρα;

Θα μπορούσαμε να καταφύγουμε σε υποθέσεις για τηλεμεταφορά ή άλλες περισσότερο ή λιγότερο εξωφρενικές λύσεις. Το απλούστερο, ωστόσο, και επομένως η καλύτερη εξήγηση, θα ήταν να υποθέσουμε ότι η γυναίκα βρισκόταν σε διακοπές στη Γαλλία και έμενε λίγο έξω από το Παρίσι, άρα ήταν εύκολο φθάσει εκεί με το αυτοκίνητό της σε μισή ώρα!

Με την ίδια λογική, αν ακούσουμε ποδοβολητό από καλπασμό, μάλλον θα πρέπει να υποθέσουμε ότι πρόκειται για άλογα και όχι για ζέβρες - ή για μονόκερους!

Το Ξυράφι του Occam δεν είναι υποκατάστατο της έμπνευσης, της λογικής ή της επιστημονικής μεθόδου (μάλιστα, η Θεωρία της Σχετικότητας του Einstein δείχνει να αντιβαίνει στην αρχή) . Ωστόσο, μπορεί να μας βοηθήσει - και να μας εξοικονομήσει χρόνο - σε αρκετές περιπτώσεις. Πώς μπορούμε όμως να αξιοποιήσουμ αυτή την αρχή στη ζωή μας, στη δουλειά μας ή στην επιχείρησή μας; Να κάποια παραδείγματα:

Ας πάρουμε την επίλυση προβλημάτων: Εξετάστε όλα τα ενδεχόμενα πρωταρχικά αίτια του προβλήματος. Επιλέξτε το απλούστερο - το οποίο μάλλον θα είναι και αυτό που πλησιάζει περισσότερο στη σωστή απάντηση. Αναλογιστείτε τις πιθανές διορθωτικές ενέργειες. Επιλέξτε την απλούστερη - η οποία θα είναι και αυτή που πιθανότατα μπορεί να υλοποιηθεί ευκολότερα και να επιλύσει το πρόβλημα.

Αν χρειάζεστε περισσότερους πελάτες, εξετάστε πώς εξασφαλίσατε τους υπάρχοντες πελάτες σας. Από όσα κάνατε στο παρελθόν για να προσελκύσετε πελάτες, ποιο ήταν αυτό που είχε τη μεγαλύτερη επιτυχία; Αν οι συνθήκες δεν έχουν μεταβληθεί σημαντικά, κάντε το περισσότερο! Φαίνεται γελοιωδώς απλό αλλά πολλοί άνθρωποι δεν σκέφτονται ποτέ - ίσως και δεν γνωρίζουν - από πού ήρθαν οι πελάτες τους και έτσι παραβλέπουν την ιδέα να επιστρέψουν στην ίδια πηγή για να αντλήσουν περισσότερους.

Τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής της αρχής του Ξυραφιού του Occam φαίνονται να είναι προφανή και να συνιστούν κοινή λογική. Ωστόσο, παραμένει το γεγονός ότι πολλοί επιχειρηματίες και στελέχη επιχειρήσεων παραβλέπουν τόσο απλά και βασικά πράγματα υπό την επήρεια της σύγχρονης μόδας και των τάσεων της εποχής.

Διαχείριση του Χρόνου και Συσκέψεις

Οι συσκέψεις αποτελούν αναντικατάστατο μέσο ομαδικής σκέψης και λήψης αποφάσεων. Ωστόσο, πολύ συχνά συνδέονται με πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου.

Το πρόβλημα των συσκέψεων

Οι συσκέψεις που οργανώνονται και διεξάγονται με λανθασμένο τρόπο αποτελούν ένα από τα συνηθέστερα ζητήματα διαχείρισης του χρόνου. Οι ιδέες που ακολουθούν θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε κάποια από τα πιο συνηθισμένα σφάλματα και να κάνετε τις συσκέψεις σας συντομότερες και αποτελεσματικότερες.

Τα θετικά και τα αρνητικά των συσκέψεων

Οι συσκέψεις αποτελούν πολύτιμο και αναντικατάστατο εργαλείο επικοινωνίας, επίλυσης προβλημάτων και λήψης αποφάσεων.

Οι κακές συσκέψεις αποτελούν έναν από τους κύριους παράγοντες σπατάλης χρόνου μέσα σε έναν οργανισμό.

Οι συσκέψεις προάγουν την ομαδική εργασία μέσα στον οργανισμό.

Οι κακές συσκέψεις δημιουργούν αντιμαχίες και αποξένωση ανάμεσα στους ανθρώπους.

Οι καλές συσκέψεις αφήνουν στους ανθρώπους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει.

Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους.

Η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κανείς να διδαχθεί. Δεν πρόκειται για χάρισμα αλλά για τεχνική.

Οι συσκέψεις μέσα σε έναν οργανισμό συγκαλούνται και διευθύνονται συνήθως από ανώτερα διοικητικά στελέχη που δεν διαθέτουν κατάλληλη εκπαίδευση - και ούτε καταδέχονται τώρα πια να επιμορφωθούν σε τέτοια... “entry-level” θέματα.

Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία.

Αντίθετα, μεταδίδουν τις κακές τους συνήθειες στους ανθρώπους που συμμετέχουν στις συσκέψεις τους.

Πράγματα που συνήθως μας ενοχλούν σχετικά με τις συσκέψεις

Άνθρωποι που έρχονται καθυστερημένα.

Άνθρωποι που δεν έχουν κάνει αυτά που είχαν πει ότι θα έκαναν στην προηγούμενη σύσκεψη.

Άνθρωποι που έρχονται απροετοίμαστοι.

Συσκέψεις που διαρκούν περισσότερο από όσο χρειάζεται.

Συσκέψεις που ξεφεύγουν από το θέμα.

Συσκέψεις που δεν φθάνουν σε κάποιο αποτέλεσμα.

Άνθρωποι που επιδιώκουν να κυριαρχούν στις συσκέψεις.

Άνθρωποι που κάθονται αμίλητοι.

Άνθρωποι που απαντούν στο κινητό τους ή διαβάζουν τα μηνύματα και τα e-mail τους.

Να σε καλούν σε συσκέψεις για θέματα που δεν σε αφορούν.

Γιατί οι άνθρωποι οργανώνουν μερικές φορές αχρείαστες συσκέψεις

Είναι η εβδομαδιαία σύσκεψη! Οι τακτικές συσκέψεις μπορεί να καταντήσουν ιεροτελεστία. Αν δεν υπάρχει τίποτα για να συζητηθεί, καλύτερα να τις ματαιώνουμε.

Για εξασφάλιση. Η σύγκληση μιας σύσκεψης είναι ασφαλέστερη από το να πάρεις μια απόφαση μόνος σου.

Είναι ωραίο να είσαι μαζί με τους συναδέλφους σου. Οι συσκέψεις είναι χρήσιμες για ομάδες που δεν εργάζονται στο ίδιο μέρος. Ωστόσο, δεν πρέπει να αποτελούν απλώς κοινωνικές συγκεντρώσεις.

Μερικές βασικές αρχές

Απενεργοποίηση των κινητών τηλεφώνων

Μελέτη των σχετικών εγγράφων πριν από τη σύσκεψη

Να ακούνε όλοι ο ένας τον άλλο

Να μη διακόπτουν

Να κάνουν όλοι όσα αναλαμβάνουν να κάνουν

Τέσσερις απλές ιδέες για καλύτερες συσκέψεις

Μη σπαταλάτε το χρόνο των άλλων

Αναρωτηθείτε αν η σύσκεψη είναι πράγματι απαραίτητη. Μήπως θα μπορούσατε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα με ανταλλαγή τηλεφωνημάτων ή e-mail ή με τηλεδιάσκεψη;

Αρχίζετε και τελειώνετε στην προκαθορισμένη ώρα

Φροντίστε να γίνει αντιληπτό από τους ανθρώπους πόσο σημαντικό είναι να σέβονται το χρόνο των άλλων. Είναι ευθύνη κάθε ατόμου που συμμετέχει στη σύσκεψη να σέβεται τους συναδέλφους του και να συμμετέχει ενεργητικά.

Έχετε ημερήσια διάταξη με σαφείς αντικειμενικούς στόχους

Όλοι πρέπει να γνωρίζουν το σκοπό της σύσκεψης και τι πρόκειται να συζητηθεί. Θα πρέπει να υπάρχει επαρκής ενημέρωση που θα επιτρέπει σε όλους να προετοιμαστούν κατάλληλα.

Μην επιτρέπετε παρεκκλίσεις ή διακοπές

Η ημερήσια διάταξη παρέχει τη δομή για να κρατήσετε τη συζήτηση στο σωστό πλαίσιο. Αν υπάρξουν παρεκκλίσεις από το θέμα, σταματήστε και επαναφέρετε τη συζήτηση στο προκείμενο. Να είστε σκληροί με το χρόνο αλλά ευγενικοί με τους ανθρώπους.

Time/system - Γιατί αποδίδει και πώς θα σας βοηθήσει

Δεν είναι δυνατό να διαχειριστούμε το χρόνο. Αυτό που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι τα πράγματα που πρέπει ή θέλουμε να κάνουμε μέσα στο χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Το Σύστημα Προγραμματισμού Time/system δεν είναι ένα απλό οργκανάιζερ. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό γιατί έχει ως βάση μια λογική και ρεαλιστική διαδικασία "εστιασμένης αυτοδιαχείρισης" και όχι διαχείρισης του χρόνου. Δεν είναι δυνατό να διαχειριστούμε το χρόνο. Ό,τι κι αν κάνουμε, πάντα θα υπάρχουν μόνο 24 ώρες σε κάθε ημέρα. Αυτό που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι τα πράγματα που πρέπει ή θέλουμε να κάνουμε μέσα στο χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Όταν αναφερόμαστε στη "διαχείριση του χρόνου", αυτό που πράγματι εννοούμε είναι η διαχείριση υποχρεώσεων, επαφών και πληροφοριών. Αν αναλογιστείτε όλα τα "πράγματα" στη ζωή σας (το ημερολόγιό σας, τον κατάλογο εργασιών προς εκτέλεση και όλα τα πράγματα που κουβαλάτε μέσα στο μυαλό σας), καθένα από αυτά πιθανότατα θα εμπίπτει σε ένα από τα ακόλουθα:

α) Μια δέσμευση που έχετε αναλάβει απέναντι σε κάποιον άλλο ή που κάποιος άλλος έχει αναλάβει απέναντι σε εσάς.

β) Κάποιο είδος επικοινωνίας προς εσάς ή από εσάς (τηλέφωνο, επιστολή, φωνητικό ταχυδρομείο, e-mail).

γ) Κάποια πληροφορία για την οποία πρέπει να αποφασίσετε πώς θα τη χειριστείτε.

Όσο σκληρά κι αν προσπαθήσετε, δεν είναι αποτελεσματικό να στριμώξετε όλα αυτά τα πράγματα μέσα σε ένα ημερολόγιο.

Εδώ είναι που θα σας βοηθήσει το Time/system. Τα συστήματα και οι μέθοδοι προγραμματισμού Time/system συνδυάζονται έτσι ώστε να παράσχουν ένα αποτελεσματικό "σύστημα ατομικής οργάνωσης" που περιλαμβάνει τις υποχρεώσεις, τις επαφές και τις πληροφορίες με τρόπο που σας επιτρέπει να ανατρέχετε εύκολα και γρήγορα στα πράγματα που έχετε να κάνετε και να τα αποπερατώνετε έγκαιρα και αποτελεσματικά.

Δείτε επίσης:

Πρακτικές συμβουλές για την αξιοποίηση του Επαγγελματικού Συστήματος Προγραμματισμού Time/system

Ιδέες για την αξιοποίηση των συστημάτων προγραμματισμού Time/system

Ιδέες για προσωπική αποτελεσματικότητα και επιχειρησιακή ανάπτυξη

Αντίκτυπος της διαχείρισης του χρόνου στην ισορροπία εργασίας και προσωπικής ζωής

Η κακή διαχείριση του χρόνου μας έχει επίπτωση στην ισορροπία της επαγγελματικής και προσωπικής μας ζωής. Μπορεί να οδηγήσει σε ματαίωση κοινωνικών υποχρεώσεων, κακές σχέσεις με συγγενείς και φίλους και, μακροπρόθεσμα, στην κοινωνική μας απομόνωση.

Γεια. Συγγνώμη για την αναστάτωση αλλά φοβάμαι ότι δεν μπορώ να έρθω απόψε. Ναι, ξέρω ότι συνεχώς το ματαιώνω και θα ήθελα να συναντηθούμε αλλά είμαι πνιγμένος... Λυπάμαι...

Μήπως όλα αυτά σας είναι γνώριμα; Η κακή διαχείριση του χρόνου σας μπορεί να έχει επίπτωση στην ισορροπία της επαγγελματικής και προσωπικής σας ζωής. Βέβαια, δεν χάθηκε ο κόσμος αν ματαιώσετε μια κοινωνική υποχρέωση. Όμως, αν συνεχώς δουλεύετε ως αργά ή αισθάνεστε ότι η εργασία σας ελέγχει τη ζωή σας, μπορεί να υπάρχουν ζητήματα διαχείρισης του χρόνου που πρέπει να αντιμετωπίσετε.

Ασφαλώς, μπορεί απλώς να έχετε πάρα πολλά να κάνετε. Αυτό είναι ξεχωριστό θέμα που πρέπει να σκεφθείτε ο ίδιος ή να συζητήσετε με τον προϊστάμενό σας. Αν όμως διαχειρίζεστε το χρόνο σας λανθασμένα, αναπόφευκτα θα πληγεί και η ισορροπία εργασίας και προσωπικής σας ζωής.

Με κακή διαχείριση του χρόνου ουσιαστικά αυξάνετε το φόρτο εργασίας σας. Ξοδεύετε περισσότερο χρόνο σε απλές εργασίες επειδή δεν έχετε σύστημα αρχειοθέτησης. Δημιουργείτε εργασία επειδή επιτρέπετε σε άλλους να σας εμπλέκουν σε πράγματα που δεν είναι μέσα στα καθήκοντά σας. Πελαγοδρομείτε επειδή δεν καθορίζετε σωστά προτεραιότητες. Και όλα αυτά, κάποια στιγμή, μπορούν να επηρεάσουν και την προσωπική σας ζωή.

Άλλα συμπτώματα κακής ισορροπίας εργασίας και προσωπικής ζωής είναι όταν αρχίζετε να εργάζεστε σαββατοκύριακα ή χρειάζεται να πάτε στη δουλειά τόσο νωρίς που καταντά γελοίο. Ή αν ακόμη και όταν δεν είστε στο γραφείο, ανησυχείτε για τη δουλειά ενώ θα έπρεπε να αναπαύεστε. Και αν ξεχνάτε ακόμα και τα γενέθλια των παιδιών σας, τότε μάλλον μπορούμε να πούμε με βεβαιότητα ότι η ισορροπία εργασίας και προσωπικής σας ζωής είναι κακή.

Σαν να μην έφταναν οι άνθρωποι γύρω μας, έχουμε και την τυραννία των φορητών ηλεκτρονικών συσκευών - κινητά τηλέφωνα, ηλεκτρονικές ατζέντες, υπολογιστές παλάμης κλπ. Είτε μέσω τηλεφωνημάτων είτε μέσω e-mail, αυτές οι συσκευές μπορούν να δώσουν στον οποιοδήποτε πρόσβαση στο χρόνο σας, φυσικά και στον προσωπικό σας χρόνο.

Όλοι θέλουμε να δείχνουμε ότι έχουμε ζήλο για τη δουλειά μας, όμως πρέπει να αναρωτηθείτε “Είναι ανάγκη να με βρίσκουν εκτός των ωρών εργασίας; Δεν μπορεί να περιμένει μέχρι να επιστρέψω στη δουλειά;” Αν συνάδελφοι επιμένουν να σας τηλεφωνούν ή να σας στέλνουν e-mail όταν δεν είναι αναγκαίο, ίσως πρέπει να το συζητήσετε μαζί τους ευγενικά αλλά ξεκάθαρα. Άλλωστε, βασική προϋπόθεση για την ισορροπία ανάμεσα στην εργασία σας και στην προσωπική σας ζωή είναι να είστε σκληρός με το χρόνο αλλά ευγενικός με τους ανθρώπους.

Οι ιδέες που παρατίθενται προέρχονται από την εκπαιδευτική ταινία "30 ways to make more time" της Video Arts. Η ταινία διατίθεται υποτιτλισμένη στα Ελληνικά από την PANOPTRON με τίτλο 30 τρόποι για να εξοικονομήσετε χρόνο

Δίνετε στους ανθρώπους σας την ευκαιρία να τροχίσουν το τσεκούρι τους;

Η επιμόρφωση του ανθρώπινου δυναμικού μας είναι δαπανηρή, σωστά; Τα σεμινάρια κοστίζουν. Οι αίθουσες για εκπαίδευση κοστίζουν. Οι άνθρωποι που πηγαίνουν σε κάποιο σεμινάριο κοστίζουν - ιδίως αν συνυπολογίσουμε τον χαμένο χρόνο εργασίας και τις χαμένες ευκαιρίες όσο λείπουν από την εργασία τους.

Παράλληλα, σε ολόκληρο τον κόσμο παρατηρούμε περικοπές στους προϋπολογισμούς για μάθηση και ανάπτυξη - και μάλιστα περικοπές δραστικότατες σε ορισμένους οργανισμούς.

Ίσως θα μπορούσαμε να μάθουμε κάτι από την ακόλουθη ιστορία:

Ένας νεαρός πλησίασε τον επιστάτη μιας ομάδας ξυλοκόπων και του ζήτησε δουλειά.

«Εντάξει» του είπε ο επιστάτης, «ας δούμε αν με το τσεκούρι σου μπορείς να κόψεις αυτό το δέντρο.»

Το δέντρο ήταν μεγάλο και με χοντρό κορμό, όμως ο νεαρός το έκοψε γρήγορα.

«Μπορείς να αρχίσεις τη Δευτέρα» του είπε ευχαριστημένος ο επιστάτης.

Δευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, όλα πήγαιναν καλά. Το απόγευμα της Πέμπτης, ο επιστάτης πλησίασε το νεαρό και του είπε, «Μπορείς να περάσεις να πληρωθείς σήμερα, καθώς θα φεύγεις.»

«Νόμιζα ότι πληρωνόμαστε κάθε Παρασκευή» απόρησε ο νεαρός.

«Συνήθως έτσι γίνεται» απάντησε ο επιστάτης. «Όμως πρέπει να σε απολύσω γιατί δεν προσπαθείς. Οι καθημερινές μας μετρήσεις δείχνουν ότι η απόδοσή σου έπεσε από την πρώτη θέση που ήσουν τη Δευτέρα, στην τελευταία θέση σήμερα.»

«Μα δουλεύω πολύ σκληρά!» διαμαρτυρήθηκε ο νεαρός. «Έρχομαι πρώτος, φεύγω τελευταίος και δεν σταματάω ούτε στο διάλειμμα!»

Ο επιστάτης, βλέποντας την αντίδραση του νέου, σκέφτηκε για λίγο και μετά τον ρώτησε, «Τρόχισες καθόλου το τσεκούρι σου;»

Και τότε ο νεαρός αποκρίθηκε, «Όχι κύριε, δούλευα τόσο σκληρά που δεν είχα καθόλου χρόνο.»

Το προσωπικό μας είναι συνεχώς απασχολημένο. Μέσα από την εκπαίδευση, του προσφέρουμε την ευκαιρία να αποστασιοποιηθεί από την καθημερινή ρουτίνα και να εξετάσει νέους τρόπους για να γίνει αποτελεσματικότερο.

Παράλληλα, ενισχύουμε την ομαδικότητα και το πνεύμα συνεργασίας, δίνοντας στους ανθρώπους μας την ευκαιρία να βρεθούν όλοι μαζί στον ίδιο χώρο, μακριά από περισπασμούς και τις καθημερινές σκοτούρες της εργασίας, και να εξετάσουν όλοι μαζί προβλήματα που τους απασχολούν και να συζητήσουν πιθανές λύσεις.

Και τι γίνεται με τις χαμένες ευκαιρίες όσο λείπουν από την εργασία τους;

Λοιπόν, στο μέλλον με την παγκοσμιοποίηση, όταν κάποιοι πελάτες θα είναι πάντα ξύπνιοι σε κάποιο μέρος του κόσμου, μήπως θα πρέπει να ζητήσουμε από τους ανθρώπους μας να κοιμούνται μέσα στο γραφείο τους ή μπροστά στον υπολογιστή τους;

Γιατί η Διαχείριση του Χρόνου έχει μεγαλύτερη σημασία σε περιόδους ύφεσης

Πολλοί άνθρωποι που αντιμετωπίζουν επαγγελματικές δυσχέρειες καθώς η οικονομία βρίσκεται σε ύφεση, παραμελούν τον προγραμματισμό και τη διαχείριση του χρόνου. Όμως, η πρακτική αυτή εμπεριέχει πολλούς κινδύνους και μπορεί να έχει τεράστιο κόστος, καταλήγοντας σε χαμένες ευκαιρίες, εσφαλμένες αποφάσεις, αποτυχημένα εγχειρήματα και δαπάνη πόρων.

Είναι γεγονός ότι η περικοπή προϋπολογισμών για την αντιμετώπιση της οικονομικής επιδείνωσης έχει αντίκτυπο στα μέσα και στο χρόνο που διατίθενται για προγραμματισμό. Ωστόσο, σε περιόδους ύφεσης γίνεται ακόμη επιτακτικότερη η ανάγκη για προγραμματισμό και αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Χαμένες προθεσμίες και αποτυχημένα εγχειρήματα σημαίνουν σπατάλη χρημάτων - και τα περιθώρια για κάτι τέτοιο είναι ακόμη στενότερα σε αντίξοες οικονομικές συνθήκες.

Η φειδωλία σε μέσα για προγραμματισμό και διαχείριση του χρόνου είναι λάθος ακόμη και σε καλές εποχές και μπορεί να αποβεί καταστροφική σε περιόδους ύφεσης, όταν η ανάγκη για έγκαιρη υλοποίηση έργων είναι ιδιαίτερα κρίσιμη σε κάθε επαγγελματική δραστηριότητα.

Η ορθή διαχείριση του χρόνου μπορεί να μας βοηθήσει να επικεντρωθούμε σε δραστηριότητες από τις οποίες μπορούμε να προσδοκούμε τα μεγαλύτερα - και πλέον άμεσα - οφέλη, ενώ ο σωστός προγραμματισμός συμβάλλει στην έγκαιρη και αποδοτική ολοκλήρωση αυτών των δραστηριοτήτων.

Η οικονομική ύφεση αυξάνει την ανάγκη για καλή διαχείριση του χρόνου. Με περιορισμένους πόρους - και ίσως με λιγότερο προσωπικό - δεν έχουμε περιθώριο για λάθη και παραλείψεις.

Απερίσκεπτες συσκέψεις

“Έχω να πάω σε μια σύσκεψη.” Μια σκέψη που αποκαρδιώνει τους περισσότερους ανθρώπους. Υποδηλώνει πλήξη, απογοήτευση και σπατάλη πολύτιμου χρόνου. Ωστόσο, όλοι ξέρουμε ότι δεν μπορείς να διευθύνεις χωρίς συσκέψεις. Μια ομάδα δεν είναι ομάδα αν τα μέλη της δεν συναντιούνται για να εξετάσουν προβλήματα και να πάρουν αποφάσεις.

Οι συσκέψεις είναι μάνατζμεντ! Βρίσκονται στο επίκεντρο κάθε οργανισμού. Οι καλές συσκέψεις αφήνουν σε όλους μια αίσθηση σκοπού και το αίσθημα ότι κάτι έχουν επιτύχει! Οι κακές συσκέψεις αφήνουν τους ανθρώπους απογοητευμένους, εκνευρισμένους και αποξενωμένους. Βλέπετε, μια σύσκεψη είναι συχνά η μόνη στιγμή που συγκεντρώνεται ολόκληρη η ομάδα. Και με τις εικονικές ομάδες με μέλη από διαφορετικά μέρη, διαφορετικές χρονικές ζώνες και διαφορετικές χώρες, συχνά είναι το μόνο μέρος όπου ο ηγέτης εμφανίζεται ως ηγέτης, και όχι ως ο “αρμόδιος” στον οποίο αναφέρονται οι άλλοι. Αν θεωρήσουν ότι ο χρόνος τους σπαταλιέται, θα χάσουν το σεβασμό τους όχι μόνο για τον ηγέτη αλλά και για όλο τον οργανισμό που τοποθέτησε αυτόν τον ηγέτη.

Και τώρα η πραγματικά καταθλιπτική διαπίστωση. Όσοι διεξάγουν κακές συσκέψεις, δεν βελτιώνονται με την εμπειρία. Ακόμη χειρότερα, οι άνθρωποι που παρίστανται στις συσκέψεις τους παίρνουν τις κακές τους συνήθειες. Πολλοί δεν συνειδητοποιούν το χάος που δημιουργούν. Δεν αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων αποτελεί δεξιότητα που μπορεί κάποιος να διδαχθεί. Δεν είναι χάρισμα, είναι τεχνική! Και μάλιστα, μια τεχνική με πέντε κύρια στοιχεία:

• Προγραμματίστε τις συσκέψεις σας εκ των προτέρων
• Ενημερώστε όσους πρόκειται να συμμετάσχουν
• Προετοιμάστε λεπτομερώς την ημερήσια διάταξη
• Δομήστε και ελέγξτε τη συζήτηση
• Ανακεφαλαιώστε και καταγράψτε τις αποφάσεις

Αυτά τα πέντε στοιχεία συνιστούν το πλαίσιο του προγράμματος της Video Arts “Meetings, bloody meetings”. Αποτελεί παγκοσμίως μία από τις δημοφιλέστερες και ευρύτερα χρησιμοποιούμενες εκπαιδευτικές ταινίες όλων των εποχών! Αυτό σημαίνει ότι πάρα πολλοί άνθρωποι πράγματι αντιλαμβάνονται ότι η διεξαγωγή συσκέψεων είναι καίρια δεξιότητα μάνατζμεντ την οποία κάποιος μπορεί και πρέπει να αποκτήσει.

Από την PANOPTRON διατίθεται με ελληνικούς υποτίτλους τόσο η κλασική έκδοση της ταινίας, με πρωταγωνιστή τον Τζον Κλιζ, όσο και η ανανεωμένη έκδοση, παραγωγής 2012, στην οποία ο Κλιζ εμφανίζεται στο ρόλο του Προέδρου του Δικαστηρίου. Η νέα έκδοση, αναλύοντας και πάλι όλες τις τεχνικές και μεθόδους για συντομότερες και παραγωγικότερες συσκέψεις, εξετάζει επίσης τις σύγχρονες προκλήσεις, όπως οι εικονικές ομάδες και οι τηλεδιασκέψεις.

Προσωπική αποτελεσματικότητα και αυτοπεποίθηση

Η επίγνωση των προτερημάτων και των ικανοτήτων που διαθέτουμε είναι ουσιώδης προκειμένου να διατηρούμε την προσωπική μας αποτελεσματικότητα.

Όλοι μας θέλουμε να νιώθουμε χρήσιμοι στη ζωή μας. Θέλουμε να αισθανόμαστε ότι κάνουμε κάποια συνεισφορά. Η εργασία μας είναι ένα από τα κυριότερα μέρη στα οποία θέλουμε να νιώθουμε ότι είμαστε χρήσιμοι και ότι έχουμε αξία και μας εκτιμούν.

Όταν όλα πηγαίνουν καλά, αισθανόμαστε ότι η ζωή μας είναι αποδοτική και αποτελεσματική και είμαστε σε θέση να αντεπεξέλθουμε σε οτιδήποτε προκύψει στην εργάσιμη ημέρα μας. Όταν όμως τα πράγματα δεν πηγαίνουν και τόσο καλά, όταν ο χρόνος δεν επαρκεί και δυσκολευόμαστε να τα βγάλουμε πέρα, τότε ίσως αρχίζουμε να νιώθουμε αναποτελεσματικοί, ανεπαρκείς και ανίσχυροι.

Επιπλέον, μια από τις μικρές ειρωνείες της ζωής είναι ότι αρκεί ένα ασήμαντο συμβάν, μια σύγκρουση, ένα λάθος ή μια επίπληξη, μια παράβλεψη ή ένα πρόβλημα για να αισθανθούμε ότι όλα όσα κάνουμε είναι ανώφελα.

Αυτό δεν είναι αλήθεια αλλά, καθώς η ανθρώπινη φύση είναι αυτή που είναι, οι περισσότεροι άνθρωποι συνήθως εστιάζονται σε αυτό που είναι λάθος και όχι σε αυτό που είναι σωστό. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι δυνατό να νιώσουμε τόσο αναποτελεσματικοί ώστε να γίνουμε πράγματι αναποτελεσματικοί. Έτσι δημιουργείται η αρνητική προδιάθεση.

Με άλλα λόγια, ακόμη και κάτι ασήμαντο μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετο στρες και να επηρεάσει όλη μας την εργασία. Ύστερα, ένα μικρό πρόβλημα ή σφάλμα δημιουργεί άλλα προβλήματα και γινόμαστε πραγματικά αναποτελεσματικοί. Στην πραγματικότητα, όμως, όλες οι δεξιότητες και ικανότητες που διαθέτουμε όταν όλα πηγαίνουν καλά δεν χάνονται - απλώς πέφτουν για λίγο σε αφάνεια. Το κόλπο είναι να τις επαναφέρουμε προτού τα προβλήματα γίνουν ανυπέρβλητα.

Η επίγνωση των προτερημάτων και των ικανοτήτων που διαθέτουμε είναι ουσιώδης προκειμένου να διατηρούμε την προσωπική μας αποτελεσματικότητα. Αν είμαστε σε θέση να επισημάνουμε τι μας κάνει να νιώθουμε αποτελεσματικοί, παρακινημένοι και δραστηριοποιημένοι, θα μπορέσουμε να ενισχύσουμε και να αυξήσουμε την αυτοπεποίθησή μας. Έτσι, όταν προκύπτουν τα αναπόφευκτα προβλήματα, θα μπορούμε να τα αντιμετωπίσουμε αποτελεσματικά.

Ό,τι φεύγει επιστρέφει...

Τι είναι η "παρόρμηση της αμοιβαιότητας"

Μια ενδιαφέρουσα ιστορία είχε δημοσιευτεί στη βρετανική εφημερίδα "Telegraph". Αφορούσε σε ένα φυλακισμένο που εφεσίβαλε την πειθαρχική ποινή που του είχε επιβληθεί επειδή είχε μιλήσει σε ένα δεσμοφύλακα χρησιμοποιώντας το επίθετό του χωρίς την προσφώνηση "Κύριος".

Όπως έγινε γνωστό, όταν ο δεσμοφύλακας ζήτησε από το φυλακισμένο να τον προσφωνήσει κατάλληλα, εκείνος απάντησε "Εσύ δεν με αποκαλείς Κύριο, γιατί να σε αποκαλέσω εγώ;" Ανεξάρτητος επίτροπος συνηγόρησε υπέρ του φυλακισμένου αποφαινόμενος ότι δεν έπρεπε να κατηγορηθεί για πειθαρχικό παράπτωμα.

Η ιστορία αυτή επιδεικνύει ένα θεμελιώδη νόμο στην κοινωνική ψυχολογία, ο οποίος προβλέπει ότι ο τρόπος που αντιμετωπίζεις κάποιον θα επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο που εκείνος θα αντιδράσει απέναντί σου. Η συμπεριφορά που εκπέμπεις συνήθως επιστρέφει σε σένα - σαν μπούμερανγκ. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, ο δεσμοφύλακας δεν αποκάλεσε το φυλακισμένο "Κύριο" και αυτό είχε σαν αποτέλεσμα να αισθανθεί ο φυλακισμένος την ισχυρή παρόρμηση να απαντήσει με τον ίδιο τρόπο. Η ενστικτώδης αυτή ροπή ονομάζεται "παρόρμηση της αμοιβαιότητας". Ό,τι φεύγει επιστρέφει! Ή, για να χρησιμοποιήσουμε κάποιες άλλες γνωστές ρήσεις που περιγράφουν την ουσία της παρόρμησης αυτής, "Ό,τι σπείρεις θα θερίσεις" και "Οφθαλμόν αντί οφθαλμού και οδόντα αντί οδόντος".

Ο ψυχολόγος Peter Quarry είναι γνωστός σύμβουλος διαχείρισης της απόδοσης. Για οκτώ χρόνια συμμετείχε ως συνεργάτης σε θέματα ψυχολογίας στην τηλεοπτική εκπομπή "Good Morning Australia" και εμφανίζεται σε περισσότερες από 200 εκπαιδευτικές ταινίες. Μία από αυτές είναι και η ταινία Μπούμερανγκ που επιδεικνύει με γλαφυρό τρόπο τη δύναμη της "παρόρμησης της αμοιβαιότητας" και διατίθεται με ελληνικούς υποτίτλους από την PANOPTRON.

Γιατί θα πρέπει να μάθουμε για την "παρόρμηση της αμοιβαιότητας";

Όλοι οι άνθρωποι θα πρέπει να είναι πλήρως εξοικειωμένοι με την "παρόρμηση της αμοιβαιότητας" και τις συνέπειές της. Ας εξηγήσουμε γιατί.

Μόλις κατανοήσουμε πώς λειτουργεί η "παρόρμηση της αμοιβαιότητας", αρχίζουμε να συνειδητοποιούμε ότι η συμπεριφορά μας έχει σημαντικό αντίκτυπο στη συμπεριφορά των ανθρώπων που μας περιβάλλουν. Αυτό είναι κάτι που οι περισσότερο δεν δείχνουν να αντιλαμβάνονται. Βλέπουν ότι υπάρχουν δύστροποι πελάτες, αδιάφοροι υπάλληλοι, μη συνεργάσιμοι συνάδελφοι ή απότομοι προϊστάμενοι αλλά δεν συνειδητοποιούν ότι πολλοί από αυτούς τους τρόπους συμπεριφοράς των άλλων είναι αντιδράσεις στον τρόπο με τον οποίο συμπεριφέρονται οι ίδιοι.

Για να χρησιμοποιήσουμε την παρομοίωση του μπούμερανγκ, οι περισσότεροι άνθρωποι δεν αντιλαμβάνονται ότι πολλά από τα μπούμερανγκ που δέχονται είναι τα ίδια που εκείνοι πέταξαν νωρίτερα. Ή, για να το θέσουμε διαφορετικά, οι περισσότεροι βλέπουν τον εαυτό τους ως τα άτυχα θύματα δύσκολων ανθρώπων και καταστάσεων. Δεν συνειδητοποιούν ότι η δική τους συμπεριφορά παίζει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία αυτών των δύσκολων ανθρώπων και καταστάσεων.

Επομένως, η πρώτη σημαντική συνεπαγωγή της "παρόρμησης της αμοιβαιότητας" είναι ότι, αντί να παραπονούμαστε για τη συμπεριφορά των άλλων, πρέπει να εξετάσουμε καλά τη δική μας συμπεριφορά. Πώς όμως μπορούμε να αυξήσουμε την αυτεπίγνωσή μας; Πώς μπορούμε να μάθουμε για τα μπούμερανγκ που εκτοξεύουμε; Πώς μπορούμε να ανακαλύψουμε πώς μας βλέπουν οι άλλοι;

Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν συστήματα κυκλικής αξιολόγησης (360-degree feedback). Άλλοι χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα που επιτρέπουν στους ανθρώπους να αξιολογούν τις δικές τους δεξιότητες και να λαμβάνουν σχόλια από τρίτους. Αυτό που έχει συχνά το μεγαλύτερο ενδιαφέρον είναι οι διαφορές ανάμεσα στον τρόπο που βαθμολογεί κάποιος τις δεξιότητές του και στον τρόπο που βαθμολογούν τις ίδιες δεξιότητες άλλοι άνθρωποι. Αυτά τα "τυφλά σημεία" είναι ευκαιρίες για το άτομο να αυξήσει την αυτεπίγνωσή του και να βελτιώσει την επίδραση που έχει στους άλλους.

Ένας άλλος αμεθόδευτος και άτυπος τρόπος που μπορεί να φανεί χρήσιμος είναι να ζητά κανείς τα σχόλια των άλλων. Απλώς και μόνο διερευνώντας την πιθανότητα ότι η δικής μας συμπεριφορά μπορεί να επηρεάζει τον τρόπο που μας φέρονται οι άλλοι, πραγματοποιούμε ένα θαυμάσιο βήμα για να γνωρίσουμε τα μπούμερανγκ που φεύγουν από εμάς, π.χ. "Πιστεύεις ότι η Μαρία φέρεται έτσι εξαιτίας κάποιου πράγματος που κάνω εγώ;"

Μόλις γνωρίσουμε τα μπούμερανγκ που πετάμε, έχουμε τη δύναμη να επιλέξουμε τα κατάλληλα. Αυτός είναι εξαιρετικά αποτελεσματικός τρόπος για να επηρεάσουμε τη συμπεριφορά των άλλων. Η ακόλουθη ιστορία αποτελεί καλό παράδειγμα:

Ο ταξιτζής και η "παρόρμηση της αμοιβαιότητας"

Ο ψυχολόγος Peter Quarry διηγείται την ακόλουθη πραγματική ιστορία:

Έτυχε να πάρω ταξί από το αεροδρόμιο μετά από 24ωρη πτήση. Ο ταξιτζής δεν ήταν καθόλου φιλικός, ήταν σχεδόν αγενής. Δεν με βοήθησε με τις αποσκευές μου. Έβριζε άλλους οδηγούς. Ήταν πολύ κακότροπος. Καθόμουν στα πίσω καθίσματα και ένιωθα να αντιδρώ αρνητικά απέναντί του. Δεν μου άρεσε ο ίδιος ούτε και η στάση του.

Εκείνος, λοιπόν, πετούσε αρνητικά μπούμερανγκ και ένιωθα τον έντονο πειρασμό να του πετάξω ένα ίδιο μπούμερανγκ και εγώ.

Τότε σκέφτηκα, "Ας δούμε αν μπορώ να τον μεταστρέψω. Αντί να αντιδράσω απλώς στα αρνητικά του μπούμερανγκ, να επιλέξω να του πετάξω ένα θετικό." Ο ταξιτζής μόλις είχε ανεβάσει λίγο την ένταση του ραδιοφώνου, ενώ έπαιζε ένα παλιό τραγούδι των Bee Gees. Έτσι του είπα, "Σου αρέσουν βλέπω οι Bee Gees. Καταπληκτικό συγκρότημα, δεν είναι;"

Πώς νομίζετε ότι αντέδρασε; Άρχισε να μιλά για την αγάπη του για αυτό το συγκρότημα και για τη μουσική γενικά. Μέσα σε λίγα λεπτά, είχαμε αρχίσει μια καταπληκτική συζήτηση για τη μουσική των δεκαετιών 1970 και 1980. Όταν φθάσαμε στο σπίτι μου, ο ταξιτζής βγήκε γρήγορα από το ταξί, με βοήθησε με τις αποσκευές μου και μου αποχαιρέτισε εγκάρδια.

Τι είχα κάνει που έφερε αυτή την εντυπωσιακή αλλαγή; Είναι απλό. Δεν αντέδρασα στην αρνητική συμπεριφορά του. Αντιθέτως, επέλεξα να πετάξω ένα θετικό μπούμερανγκ, κι έτσι τον μετέστρεψα.

Επομένως, η πραγματική δύναμη της εξοικείωσης με την "παρόρμηση της αμοιβαιότητας" είναι ότι μπορούμε να επιλέξουμε τα μπούμερανγκ που πετάμε στους άλλους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να επηρεάσουμε δραστικά τη δική τους συμπεριφορά απέναντι σε εμάς.

Αν λοιπόν εργάζεστε στην εξυπηρέτηση πελατών και θέλετε οι πελάτες σας να είναι ευγενικοί και όχι αγενείς, βεβαιωθείτε ότι εσείς είστε ευγενικοί και όχι αγενείς. Αν δεν το κάνετε εσείς, δεν θα το κάνουν και εκείνοι.

Αν είστε διευθυντής ή ηγέτης μιας ομάδας και θέλετε οι άνθρωποί σας να σας ακούνε, βεβαιωθείτε ότι τους ακούτε εσείς. Αν δεν ακούτε εσείς, δεν θα ακούσουν και εκείνοι.

Αν εργάζεστε ως μέλος μιας ομάδας και θέλετε οι άλλοι να σας βοηθούν και να σας στηρίζουν, φροντίστε να δώσετε εσείς το σωστό παράδειγμα.

Συμπέρασμα

Η "παρόρμηση της αμοιβαιότητας" είναι βαθιά εμφυτευμένη μέσα σε όλους μας. Η εξοικείωση με τις συνέπειές της μπορεί να μας βοηθήσει όλους, όπου κι αν εργαζόμαστε και όποια κι αν είναι η θέση μας, να επιλέγουμε τη συμπεριφορά μας. Με τον τρόπο αυτό, μπορούμε να επηρεάσουμε τους ανθρώπους γύρω μας ώστε να συμπεριφέρονται και εκείνοι με θετικό τρόπο. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι τα μπούμερανγκ που εκτοξεύουμε, είτε καλά είτε κακά, επιστρέφουν σε εμάς. Η "παρόρμηση της αμοιβαιότητας" αποτελεί κομμάτι αρχαίας σοφίας που πολλοί έχουν λησμονήσει στη σημερινή, υποτιθέμενα προηγμένη, εποχή. Ας βεβαιωθούμε ότι εμείς δεν τη ξεχνάμε!

Η εκπαιδευτική ταινία "Μπούμερανγκ", που επιδεικνύει με γλαφυρό τρόπο τη δύναμη της "παρόρμησης της αμοιβαιότητας", διατίθεται με ελληνικούς υποτίτλους από την PANOPTRON. Δείτε αναλυτικά στοιχεία και απόσπασμα της ταινίας

Η δύναμη της συμπεριφοράς

Ο τρόπος με τον οποίο επιλέγουν να συμπεριφερθούν οι άνθρωποι του οργανισμού σας απέναντι σε πελάτες ή συναδέλφους μπορεί να αποβεί καθοριστικός. Η εκπαιδευτική ταινία "Οι ματιές που σκοτώνουν" εξετάζει τη δύναμη της συμπεριφοράς και προτείνει κατευθυντήριες γραμμές για τη διασφάλιση επιτυχημένων επαγγελματικών σχέσεων.

Οι επιχειρήσεις διαθέτουν τρεις συντελεστές παραγωγής: τη γη, την εργασία και το κεφάλαιο. Αν λείψει οποιοσδήποτε από αυτούς, η επιχείρηση δεν είναι δυνατό να λειτουργήσει. Από τους τρεις συντελεστές, η εργασία παραμένει ο πιο σημαντικός επειδή ελέγχει τους άλλους δύο. Η ποιότητα της εργασίας - ή, με άλλα λόγια, οι άνθρωποι - είναι η μεταβλητή που καθορίζει αν λαμβάνονται οι ορθές αποφάσεις σε οποιονδήποτε οργανισμό.

Ας ξαναδούμε την λέξη "μεταβλητή". Πρόκειται για χαρακτηριστικό του καθενός μας. Κάποιες μέρες νιώθουμε καλά, κάποιες άλλες όχι και τόσο καλά. Αυτό επηρεάζει τη συμπεριφορά μας - τον τρόπο που αλληλεπιδρούμε με άλλους και τον τρόπο που μας βλέπουν οι άλλοι..

Εφόσον η συμπεριφορά μας στους συναδέλφους και τους πελάτες μας είναι άψογη, δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα. Φερόμαστε καλά σ’ αυτούς και αυτοί ανταποκρίνονται. Τα προβλήματα προκύπτουν όταν η συμπεριφορά μας απέναντι σε άλλους δεν είναι θετική. Τότε τους αντιμαχόμαστε και μας αντιμάχονται κι εκείνοι.

Η κλασική και παγκοσμίως δημοφιλής εκπαιδευτική ταινία της Video Arts "Οι ματιές που σκοτώνουν" εξετάζει αυτόν τον τομέα ανθρώπινης αλληλεπίδρασης και προτείνει ορισμένες θετικές κατευθυντήριες γραμμές για τη διασφάλιση αρμονικών σχέσεων. Τα μηνύματα της ταινίας είναι εξίσου σημαντικά για ανθρώπους που εργάζονται σε γραφεία, καταστήματα, ξενοδοχεία, δημόσιες υπηρεσίες ή νοσηλευτικά ιδρύματα. Η ταινία διατίθεται σε ελληνική έκδοση από την PANOPTRON.

Δείτε αναλυτικά στοιχεία και απόσπασμα της ταινίας